एसआईपी वॉयस और वीडियो कॉल जैसी रीयल-टाइम संचार सुविधाओं का समर्थन करता है, जबकि SMTP ईमेल संदेश भेजता और प्राप्त करता है। ये अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं और अक्सर...
स्वचालित ईमेल मार्केटिंग अविश्वसनीय रूप से सुविधाजनक और शक्तिशाली है। किसी भी चीज़ की तरह, इसे सही तरीके से करने और गति बनाए रखने के लिए थोड़ी मेहनत करनी पड़ती है।
दुर्भाग्य से, समय के साथ और सब्सक्राइबरों की संख्या बढ़ने के साथ, ईमेल सूचियाँ निष्क्रिय, असंलग्न और अवैध पतों से भर सकती हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि स्थिति नियंत्रण से बाहर न हो जाए, आपको उन सूचियों को साफ़ करना चाहिए।
एक उत्कृष्ट ईमेल सेवा प्रदाता होने के बावजूद भी (ESP), आपको अपनी संपर्क सूचियों को नियमित रूप से अपडेट करना होगा। आपको बाउंस रेट, भेजे गए संदेशों की विफलता, सदस्यता रद्द करने और आपकी सूचियों की कार्यप्रणाली में बदलाव लाने वाली किसी भी घटना पर नज़र रखनी चाहिए।
चूंकि ये चीजें कभी भी हो सकती हैं, इसलिए संपर्क और ग्राहक सूची पर कड़ी नजर रखना महत्वपूर्ण है।
ईमेल सूची निगरानी क्या है?
ईमेल सूची निगरानी का मतलब है अपने सब्सक्राइबर्स की हर दिन समीक्षा करना ताकि समस्याग्रस्त पतों को हटाया जा सके। चूँकि यह चीज़ों को साफ़ करने से जुड़ा है, इसलिए कुछ लोग इस प्रक्रिया को सूची स्वच्छता कहते हैं।
मुख्य लक्ष्य कुल बाउंस दर को कम करने के लिए असफल ईमेल हटाना है। आपकी सूची में लगभग 2% ईमेल हर महीने खराब हो जाते हैं, जिसका अर्थ है कि यदि उन्हें हटाया नहीं गया, तो वे आपके मेट्रिक्स को बर्बाद करते रहेंगे।
क्या आपको स्वचालित सूची निगरानी और सूची सफाई उपकरण की आवश्यकता है? जाँच करें DeBounce ईमेल सूची निगरानी प्लेटफार्म पर ट्रेड कैसे करना है|
हालाँकि, बाउंस हुए ईमेल ही एकमात्र समस्या नहीं हैं। आपको सदस्यता समाप्त करने वाले उपयोगकर्ताओं और गलत संपर्कों के पते भी देखने चाहिए। संपर्कों को हटाना भी ज़रूरी है। अगर किसी व्यक्ति ने वर्षों से आपका कोई ईमेल नहीं खोला है, तो उसे सूची से हटाना उचित हो सकता है।
कौन से मेट्रिक्स मायने रखते हैं?
यहां कुछ मीट्रिक्स दिए गए हैं जिन्हें आपको अपनी ईमेल सूची साफ करने से पहले और बाद में देखना चाहिए:
- उछाल दर: असफल ईमेल का प्रतिशत. या तो वे किसी संपर्क के इनबॉक्स तक नहीं पहुँचे या कोई तकनीकी त्रुटि थी.
- प्रस्तावित दर: आपके ईमेल खोलने वाले लोगों का प्रतिशत। इसका यह मतलब ज़रूरी नहीं है कि उन्होंने सारी सामग्री पढ़ ली या उन्होंने हाइपरलिंक और अन्य तत्वों के साथ इंटरैक्ट किया।
- दर के माध्यम से क्लिक करें: आपके ईमेल पर प्राप्त क्लिक या सहभागिता का प्रतिशत.
- स्पैम दर: आपके ईमेल को स्पैम के रूप में रिपोर्ट करने वाले संपर्कों का प्रतिशत या संख्या.
- सदस्यता समाप्त दर: आपके कुल ग्राहक आधार का वह प्रतिशत जिसने आपके नवीनतम ईमेल अभियान के बाद सदस्यता समाप्त कर दी।
बेशक, ईमेल मार्केटिंग के और भी मेट्रिक्स हैं, लेकिन ये आपकी सूचियों को बेहतर बनाने के लिए सबसे ज़्यादा प्रासंगिक हैं। आप यह समझने के लिए कि आपका पिछला या सबसे हालिया आउटरीच कितना प्रभावी था, अभियान ROI पर भी विचार कर सकते हैं।
इसे स्वचालित क्यों करें?
ईमेल सूचियों को साफ करना बहुत काम है।
भले ही आपको कोई ऐसा व्यक्ति मिल जाए जो हजारों ईमेल पतों को छानकर विसंगतियों और समस्याओं को ढूंढने में आनंद लेता हो, लेकिन वह कुशल नहीं होगा और संभवतः कुछ संपर्कों को छोड़ देगा। इस प्रक्रिया को स्वचालित करना कहीं अधिक समझदारी भरा कदम है। सौभाग्य से, कई ESPकुछ सॉफ़्टवेयर में यह सुविधा शामिल होती है, और यदि उनमें यह सुविधा नहीं है, तो आप तृतीय-पक्ष सहायता प्राप्त कर सकते हैं।
कार्य को स्वचालित करने से यह सुनिश्चित होता है कि इसे तेजी से और स्थिर गति से किया जा सकता है, चाहे आपको इसे कितनी भी बार करने की आवश्यकता हो।
प्रो टिप: क्लीनअप को स्वचालित करने से पहले, आपको एक पुनःसंलग्नता ईमेल भेजना चाहिए ताकि यह पता चल सके कि आपके कितने वर्तमान ग्राहक संचार प्राप्त करने में रुचि रखते हैं।
ईमेल सूची निगरानी के क्या लाभ हैं?
स्वच्छ संपर्क और ईमेल सूची के अलावा, उन्हें साफ करना और प्रक्रिया को स्वचालित करना कई लाभ हैं।
यह मेट्रिक्स में सुधार करता है
शुरुआत के लिए, यह आपके उपयोगकर्ता और जुड़ाव मीट्रिक को और मज़बूत बनाता है ताकि आप अपने ईमेल मार्केटिंग प्रदर्शन को बेहतर ढंग से समझ सकें। अगर आपके ईमेल हर हफ़्ते हज़ारों लोगों को भेजे जा रहे हैं, लेकिन उनमें से केवल एक छोटा सा हिस्सा ही उन्हें खोल रहा है, तो वापस आने वाले आंकड़े काफ़ी कम होंगे।
विषम संख्याएँ प्रदर्शन को ट्रैक करना और भी मुश्किल बना देती हैं, और सटीक पूर्वानुमान लगाना और साथ ही सोच-समझकर फ़ैसले लेना भी मुश्किल बना देती हैं। इसका आपके व्यवसाय और मार्केटिंग प्रयासों, दोनों पर व्यापक प्रभाव पड़ता है।
कल्पना कीजिए कि आप अपना ज़्यादातर समय किसी खास जनसांख्यिकी या दर्शकों के लिए मार्केटिंग करने में बिता रहे हैं, लेकिन आपके पास अपनी प्रगति को मापने का कोई सटीक तरीका नहीं है। इससे भी बुरी बात यह है कि आप यह नहीं समझ पा रहे हैं कि किसी दूसरे समुदाय के लिए मार्केटिंग करना आपके लिए बेहतर होगा। अगर ऐसा है, तो खरीदार व्यक्तित्व बनाना इससे आपको उन लोगों की पहचान करने में मदद मिल सकती है जिन्हें आप लक्षित करना चाहते हैं।
इन आंकड़ों को बढ़ा-चढ़ाकर पेश करने का मतलब है कि आप कई मौके गँवा देंगे, और हो सकता है कि आप अपना ध्यान गलत जगहों पर लगा दें। इससे समय, पैसा और दूसरे संसाधन बर्बाद होते हैं। यह एक खराब बिक्री प्रक्रिया जैसा है, जिसके बारे में हम सभी जानते हैं कि अंत में पैसा हाथ से निकल जाता है।
प्रो टिप: हर महीने मेट्रिक्स की तुलना करने से डेटा में असमानताओं की पहचान करने में मदद मिल सकती है, जैसे कि जब आपने नए सब्सक्राइबर्स की संख्या में अप्रत्याशित वृद्धि देखी हो। इससे आपको यह जानने में मदद मिलेगी कि किन अभियानों ने आपके सब्सक्राइबर अकाउंट को बढ़ाया और क्यों।
यह स्पैम शिकायतों को कम करता है
अपनी ईमेल सूचियों को नियमित रूप से साफ करने से स्पैम की शिकायतों को कम करने में भी मदद मिलती है। आपको जितनी अधिक ईमेल प्राप्त होंगी, उतना ही अधिक शुल्क देना पड़ेगा। GmailYahoo और अन्य ईमेल प्रदाताओं से स्पैम की शिकायतें आ सकती हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे स्पैम शिकायतों का रिकॉर्ड रखते हैं, और जैसे-जैसे कुल संख्या बढ़ती है, आपका जोखिम स्तर भी बढ़ता जाता है।
एक बार जब आपको स्पैम कॉन्टैक्ट मान लिया जाता है, तो आपके ईमेल इनबॉक्स से हटकर सीधे स्पैम या जंक फ़ोल्डर में चले जाएँगे। हमें आपको यह बताने की ज़रूरत नहीं है कि यह बुरी खबर है।
अगर आप सोच रहे हैं कि ऐसा क्यों हो सकता है, या आपके ईमेल को स्पैम क्यों माना जा सकता है, तो इसका जवाब सरल है। कुछ लोग आपके ब्रांड को पहचानते नहीं होंगे, या उन्हें याद नहीं होगा कि उन्होंने सदस्यता ली थी। कभी-कभी, कुछ ईमेल को स्पैम के रूप में रिपोर्ट करना आसान होता है क्योंकि Gmail न्यूज़लेटर को जंक फोल्डर में भेजने से पहले ही यह आपको स्वचालित रूप से अनसब्सक्राइब कर देगा। इस तरह आप एक साथ दो काम कर लेंगे।
जो भी मामला हो, एक बार स्पैम फिल्टर आपको पकड़ लेता है और पहचान लेता है, तो वह सभी उपयोगकर्ताओं के साथ ऐसा ही करेगा, न कि केवल उन लोगों के साथ जो आपकी सामग्री नहीं चाहते हैं।
प्रो सुझाव: सुनिश्चित करें कि आप हर कंटेंट रिलीज़ के साथ अपने ग्राहकों को मूल्य प्रदान कर रहे हैं। अगर आप उनकी मदद कर रहे हैं या उन्हें लाभ पहुँचा रहे हैं, तो वे आपके ईमेल को स्पैम के रूप में लेबल करने की संभावना कम कर देंगे।
यह बाउंस दरों को कम करता है
चाहे आपको पसंद हो या न हो, कभी-कभी ईमेल बाउंस हो जाते हैं। इसका मतलब है कि न्यूज़लेटर, सामग्री या घोषणा प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स तक कभी नहीं पहुँचती। ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि इनबॉक्स भरा हुआ है। आखिरकार, पता गलत है, क्योंकि उन्होंने पते बदल दिए हैं या रद्द कर दिए हैं, या यह सिर्फ़ एक तकनीकी त्रुटि हो सकती है।
थोड़ी-बहुत संख्या में बाउंस होना ठीक है, और यह अपरिहार्य है। लेकिन अगर ये संख्या बहुत ज़्यादा हो जाए, तो नतीजा स्पैम कॉन्टैक्ट के रूप में चिह्नित होने जैसा ही होगा। ये आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँचाते हैं और इस संभावना को बढ़ा देते हैं कि आपका पत्राचार स्पैम या जंक फ़ोल्डर में चला जाएगा।
जितनी जल्दी आप अपनी ईमेल सूची साफ़ करेंगे और बाउंस हुए पते हटाएँगे, उतना ही बेहतर होगा। आपको कुल बाउंस दर को यथासंभव कम रखना होगा, यानी बार-बार और लगातार सफाई करते रहना होगा।
ईमेल सूची निगरानी को स्वचालित करने के लिए 10 सुझाव
ईमेल सूचियों को साफ करने के कुछ प्रभावी तरीके हैं, जो स्वचालित समाधानों को और बेहतर बनाते हैं।
नई सदस्यता की पुष्टि करें
हमेशा उपयोग करें डबल ऑप्ट-इन सब्सक्रिप्शन प्रक्रिया को पूरा करें, और उपयोगकर्ताओं से उनके इनबॉक्स के माध्यम से दूसरी बार साइन-अप सत्यापित करने के लिए कहें। यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा और एकमात्र तरीका है कि आपके दर्शक वास्तव में आपके व्यवसाय से ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं।
आपके नए उत्पाद के लिए थोड़ा अतिरिक्त काम करना पड़ता है। ग्राहकों, लेकिन यह बार-बार साइन-अप करने की घटनाओं को कम करने में मदद करता है, जहाँ लोग प्रक्रिया पूरी करने के बाद भूल जाते हैं। यह दूसरों को किसी और की ओर से सामग्री या न्यूज़लेटर्स के लिए साइन-अप करने से भी रोकता है।
सगाई को प्रोत्साहित करें
उन संपर्कों को हटाने से पहले, उनका ध्यान आकर्षित करने और उन्हें वापस अपने साथ जोड़ने के लिए एक ईमेल भेजें। एक सर्वेक्षण या प्रश्नावली शामिल करें, या प्रतिक्रिया मांगें। आप उन लोगों के लिए एक उपहार, प्रोमो कोड, छूट, या विशेष सामग्री भी शामिल कर सकते हैं जो पढ़ते और जुड़ते हैं।
नियम-आधारित सफाई
ज़्यादातर स्वचालित उपकरण ट्रिगर- या नियम-आधारित प्रणाली पर काम करते हैं। आप सूचियों को प्रभावी ढंग से साफ़ करने के लिए इसका फ़ायदा उठा सकते हैं। एक के बजाय दो बाउंस होने पर ईमेल को स्वचालित रूप से हटाएँ, या उन संपर्कों को ट्रैश में डालें जिन्होंने महीनों से किसी ईमेल पर क्लिक या उसे खोला नहीं है।
शेड्यूल जानें
स्वचालित हों या नहीं, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके उपकरण नियमित रूप से सूचियाँ साफ़ कर रहे हैं। हालाँकि इनमें से कई उपकरण बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के चलने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, फिर भी उनके शेड्यूल या ट्रिगर्स को समझना ज़रूरी है। आपके उपकरण कितनी बार सक्रिय हो रहे हैं? आपको अपनी सूचियों के साफ़ होने की उम्मीद कब करनी चाहिए? क्या वे अपेक्षित रूप से चल रहे हैं, या किसी चीज़ ने इस प्रक्रिया में बाधा डाली है?
एक और ऑप्ट-इन शामिल करें
हर साल, दो साल या आप जो भी अवधि तय करें, रुचि जानने के लिए ऑप्ट-इन ईमेल दोबारा भेजें। जो पाठक आपके पत्राचार की सदस्यता लेना चाहते हैं, वे फिर से ऑप्ट-इन करेंगे, और जो नहीं चाहते, वे भी। इससे आपकी सूची साफ़ रहती है और असंलग्न या रुचिहीन संपर्कों से नियमित रूप से छुटकारा मिलता है। यह राष्ट्रीय और अंतर्राष्ट्रीय दोनों स्तरों पर नियमों का पालन करने का एक अच्छा तरीका भी है।
ईमेल सूचियाँ कम करें
आपके पास कई संपर्क सूचियाँ हो सकती हैं। जब भी संभव हो, आपको उन्हें मिलाकर सीमित कर देना चाहिए। उदाहरण के लिए, अगर आपके पास 100 से कम संपर्कों की सूची है और हज़ारों की बड़ी सूची है, तो उन्हें मिलाने के लिए एक सामान्य आधार ढूँढना बेहतर होगा।
एक उपकरण का उपयोग करें
कुछ मार्केटर्स अपना समय कई ईमेल मार्केटिंग टूल्स के बीच बाँट लेते हैं, जिससे कॉन्टैक्ट लिस्ट में असमानता और बिखराव पैदा हो सकता है। एक ही डिवाइस पर काम करके इससे बचें। अगर आपको किसी दूसरे डिवाइस पर जाना ही है, तो अपनी सबसे मौजूदा कॉन्टैक्ट लिस्ट को माइग्रेट ज़रूर करें और ऐसा बार-बार करने से बचें।
भूमिका खाते हटाएँ
भूमिका खाते आम तौर पर व्यवसाय से संबंधित होते हैं और बिलिंग, प्रशासनिक या रिपोर्टिंग कार्यों जैसे कार्यों या गतिविधियों से जुड़े होते हैं। ये ईमेल सूचियों में दिखाई दे सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप नए संपर्कों को खोजने के लिए किसका उपयोग करते हैं या उन्हें कौन जोड़ रहा है।
ये समस्याएँ पैदा करते हैं क्योंकि ये आमतौर पर किसी खास कर्मचारी को दिए जाते हैं, और अगर वह कर्मचारी बदल जाता है, तो अकाउंट एडमिनिस्ट्रेटर बदल जाता है। नया अकाउंट होल्डर आपके ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित कर सकता है। और हाँ, आपके ईमेल शायद वैसे भी पढ़े नहीं जा रहे होंगे।
आपको रोल खातों को पूरी तरह से हटा देना चाहिए, तथा उनसे पूरी तरह बचने का प्रयास करना चाहिए।
हमेशा बैकअप रखें
स्वचालित उपकरणों के साथ भी गलतियाँ हो सकती हैं। सुनिश्चित करें कि आपके पास अपनी सूचियों का एक विश्वसनीय बैकअप है, और यह आपकी सक्रिय सूची या उपकरणों से अलग है। इसका मतलब है कि एक उचित बैकअप रणनीति भी बनाना।
स्पैम-ट्रैप से बचें
स्पैम जाल ये एक अजीब, मगर असरदार टूल है जिसका इस्तेमाल इनबॉक्स प्रदाता, ब्लैकलिस्ट करने वाले, आईएसपी और दूसरे प्रशासनिक संपर्क स्पैम पकड़ने के लिए करते हैं। शहद के बर्तन के रूप में कार्य करेंदुर्भावनापूर्ण प्रेषकों को पकड़ना और उनकी पहचान करना।
दुर्भाग्य से, कई वैध ईमेल संपर्क स्पैम ट्रैप में फंस जाते हैं। ये असली ईमेल पतों जैसे दिखते हैं, लेकिन इनका किसी के पास कोई स्वामित्व नहीं होता। इनके फंसने से आपकी डोमेन प्रतिष्ठा को भी नुकसान पहुँच सकता है, इसलिए बेहतर होगा कि आप इनसे जितना हो सके बचें।
जब ईमेल स्पैम ट्रैप इनबॉक्स में पहुँचते हैं, तो वे "बाउंस" नहीं होते, बल्कि डिलीवर किए गए ईमेल के रूप में दिखाई देते हैं। तो, आप उन्हें कैसे पहचानते हैं?
आप ऐसा नहीं कर सकते। किसी जाल में फंसने से बचने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपनी ईमेल सूची साफ़ रखें।
इसे साफ रखना
ईमेल सूची की निगरानी और सफाई यह सुनिश्चित करने के लिए ज़रूरी है कि आपके मार्केटिंग अभियान प्रभावी हों, आपके वास्तविक दर्शकों तक पहुँच हो और प्रदर्शन पर सही नज़र रखी जा सके। इस प्रक्रिया को स्वचालित करके, आप सूचियों को बनाए रखने में लगने वाले समय और संसाधनों को कम कर रहे हैं। अगर आप नियम-आधारित सफाई का लाभ उठाते हैं, जैसे लंबे समय तक निष्क्रिय रहने के बाद निष्क्रिय पतों को हटाना, तो विश्वसनीयता भी बेहतर होती है।
सबसे ज़रूरी बात यह है कि आप अपने व्यवसाय की अखंडता और अनुपालन को बेहतर बनाएँ, खासकर उन मामलों में जहाँ ईमेल संचार के गलत इस्तेमाल के लिए आप पर जुर्माना लगाया जा सकता है या इससे भी बदतर सजा दी जा सकती है। आपको ऑप्ट-आउट अनुरोधों का तुरंत पालन करना चाहिए और इस बात पर नज़र रखनी चाहिए कि आपके द्वारा प्राप्त जानकारी के साथ दूसरे लोग आपकी ओर से क्या कर रहे हैं।
अपनी ईमेल और संपर्क सूची को साफ-सुथरा रखने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आप अनुपालन करते हैं, बेहतर मीट्रिक देखते हैं और अपने दर्शकों को सेवा प्रदान करना जारी रखते हैं।
