ईमेल भेजने की सीमा अलग-अलग होस्ट्स पर अलग-अलग होती है, जो प्रति मिनट से लेकर प्रति घंटे और यहाँ तक कि दैनिक भी हो सकती है। ईमेल भेजने की सटीक सीमा जानने के लिए...
आपके व्यावसायिक ईमेल के लिए एक कस्टम डोमेन होने से व्यावसायिकता और विश्वसनीयता का एक ऐसा स्तर जुड़ जाता है जिसकी बराबरी gmail.com या outlook.com जैसे सामान्य ईमेल पते नहीं कर सकते। एक कस्टम डोमेन आपकी ब्रांड पहचान स्थापित करने में मदद करता है और क्लाइंट और सहकर्मियों के लिए आपका ईमेल पता याद रखना आसान बनाता है। अगर आप मुफ़्त उपभोक्ता ईमेल सेवाओं से सशुल्क व्यावसायिक ईमेल होस्टिंग समाधान पर स्विच करने के लिए तैयार हैं, तो G Suite या Office 365 के साथ कस्टम डोमेन ईमेल सेट अप करना एक आसान प्रक्रिया है। इस चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका में, हम आपके डोमेन नाम के स्वामित्व की पुष्टि, आपके Google या Microsoft खाते में ईमेल उपयोगकर्ताओं को जोड़ने, और यह सुनिश्चित करने के बारे में बताएंगे कि सभी आवश्यक DNS रिकॉर्ड मौजूद हैं ताकि आपके कस्टम डोमेन पतों पर और उनसे ईमेल डिलीवर किए जा सकें।
तैयारी
एक व्यवसाय के रूप में, यदि आप एक कस्टम ईमेल पता प्राप्त करने के लिए तैयार हैं, तो आपको इसे चुनने के सही चरणों की जानकारी होनी चाहिए। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होता है कि आपको अपने व्यवसाय के लिए सही सेवा मिले।
अपना डोमेन पंजीकृत करें
अपना डोमेन चुनते समय, डोमेन की उपलब्धता और डोमेन प्रदाता या रजिस्ट्रार वे पहली चीजें हैं जिन पर आप ध्यान देते हैं।
आप किसी भी प्लेटफॉर्म पर उपलब्धता की जांच कर सकते हैं, लेकिन आपको इसे एक विश्वसनीय, सुरक्षित कंपनी के साथ पंजीकृत करना चाहिए जो सर्वोत्तम मूल्य प्रदान करती हो।
याद रखें, सभी कंपनियाँ सभी प्रकार के डोमेन एक्सटेंशन पंजीकृत नहीं कर सकतीं, ऐसे में आपके विकल्प बहुत सीमित हैं। .com और .net जैसे सामान्य डोमेन लगभग किसी भी डोमेन रजिस्ट्रार के पास पंजीकृत किए जा सकते हैं।
प्रक्रिया काफी सरल है:
- किसी भी डोमेन रजिस्ट्रार जैसे गोडैडी, नेमचीप आदि पर जाएं
- अपना डोमेन नाम खोजें
- अगर आपका मनचाहा नाम पहले से ही लिया हुआ है, तो आप अतिरिक्त चिह्न जोड़कर अपनी पहचान हमेशा बना सकते हैं। ये चिह्न डैश के रूप में हो सकते हैं या डोमेन एक्सटेंशन में भी बदलाव करके - .com की जगह आप .co या .org वगैरह इस्तेमाल कर सकते हैं।
कस्टम डोमेन ईमेल बनाने के लिए प्रो-टिप:
आजकल, धोखेबाजों के लिए ईमेल की नकल करना और उसमें मामूली बदलाव करके किसी भी व्यक्ति की नकल करना बहुत आसान है। इसलिए, एक पहचानने योग्य ईमेल प्रारूप होने से आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा और अखंडता की रक्षा होती है और साथ ही आपके ग्राहक भी सुरक्षित रहते हैं।
उदाहरण के लिए, आप अपने ईमेल को इस प्रकार सेट कर सकते हैं: [ईमेल संरक्षित]इस प्रारूप में ईमेल पहचान के रूप में प्रथम और अंतिम नाम और डोमेन के रूप में कंपनी का नाम शामिल होता है। इसके अलावा, पूरे ईमेल में छोटे अक्षरों का प्रयोग किया जाता है। इसलिए, एक ईमेल जिसमें लिखा होता है [ईमेल संरक्षित] प्रारूप असंगत होने के कारण इसे आसानी से चिह्नित किया जा सकता है।
G Suite के साथ कस्टम डोमेन सेटअप करें
G Suite, या Google Workspace, कस्टम ईमेल डोमेन बनाने के लिए सेवाओं का एक पूरा सूट प्रदान करता है। आखिरकार, यह सहयोग और व्यवसाय प्रबंधन टूल उन व्यवसायों की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए बनाया गया है जो क्लाउड-आधारित सेटिंग में दूरस्थ रूप से सहयोग करना चाहते हैं।
अपनी कंपनी का ईमेल सेट अप करते समय, आप एक पॉलिश्ड और ब्रांडेड लुक के लिए अपने ईमेल हस्ताक्षर में एक पेशेवर लोगो डिज़ाइन भी शामिल कर सकते हैं।
कस्टम प्रोफेशनल ईमेल डोमेन के अलावा, आपको डिजिटल टूल्स का भी एक्सेस मिलता है। इनमें पर्याप्त स्टोरेज स्पेस, कैलेंडर शेयरिंग और टीम वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की सुविधा भी शामिल है। आपको गूगल डॉक्स, शीट्स और स्लाइड्स जैसे ऐप्स का भी एक्सेस मिलता है। इसके अलावा, G Suite वेबसाइट होस्टिंग सेवाएँ भी प्रदान करता है। G Suite के साथ कस्टम ईमेल डोमेन कैसे सेट करें, यहाँ बताया गया है;
चरण 1: G Suite खाता बनाना
Google Workspace कस्टम ईमेल डोमेन सेट अप करने के लिए, आपको पहले एक Google Workspace खाता बनाना होगा। अपने नए G Suite खाते में लॉग इन करने के बाद, आप अपनी टीम के लिए और ईमेल खाते जोड़ने के लिए ईमेल सेटअप विज़ार्ड पर काम कर सकते हैं। सेटअप के दौरान, आपको यह पुष्टि करनी होगी कि आपके पास डोमेन नाम है या नहीं।
यदि आपके पास पहले से ही एक डोमेन नाम है, तो मूल सेटिंग्स में, हाँ, मेरे पास एक है जिसका मैं उपयोग कर सकता हूँ पर क्लिक करें। इसके बाद आप अपने डोमेन विवरण साझा करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं। सेटअप पूरा करने के लिए, एक द्वितीयक या पुनर्प्राप्ति ईमेल पता जोड़ें, और एक उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड बनाएँ। अंत में, आप "सहमत" और "खाता बनाएँ" पर क्लिक करके और "सेटअप पर जाएँ" पर आगे बढ़कर खाता सेटअप की पुष्टि कर सकते हैं। अपना खाता बनाने के बाद, आप अपने टीम सदस्यों के ईमेल पते जोड़ना शुरू कर सकते हैं।
चरण 2: अपना कस्टम डोमेन जोड़ना
इस चरण में वह डोमेन नाम जोड़ना शामिल है जिसका उपयोग आप अपने ईमेल के लिए करना चाहते हैं। बस अपना डोमेन नाम दर्ज करें और अगले चरण पर जाएँ, जो सत्यापन प्रक्रिया है।
चरण 3: डोमेन सत्यापन प्रक्रिया
डोमेन सत्यापन विकल्प चुनने पर, आप अपने डोमेन को सत्यापित करने के निर्देश आसानी से पा सकते हैं। अपने प्रदाता के खाता डैशबोर्ड से अपना डोमेन नाम प्राप्त करें और TXT रिकॉर्ड को अपने डोमेन रजिस्ट्रार या वेब होस्टिंग खाते में जोड़ें। प्रक्रिया की पुष्टि और अपने डोमेन नाम को सत्यापित करने के बाद, आप MX रिकॉर्ड चरण पर जा सकते हैं।
चरण 4: MX रिकॉर्ड्स सेट अप करना
एमएक्स रिकॉर्ड या मेल एक्सचेंज रिकॉर्ड, डीएनएस रिकॉर्ड होते हैं जो ईमेल को विशिष्ट मेल सर्वरों पर निर्देशित करते हैं – मेल सर्वर डोमेन के आईपी पतों की ओर इशारा करते हुए। यदि आप अपना ईमेल होस्ट या लीज़ पर लेते हैं, तो वेब और ईमेल सर्वर में अंतर करने के लिए एमएक्स रिकॉर्ड आवश्यक हैं।
G Suite पर MX रिकॉर्ड जोड़ने के लिए, अपने डोमेन रजिस्ट्रार के DNS सेक्शन में जाएँ और MX रिकॉर्ड बनाने और संपादित करने का सेक्शन ढूँढ़ें। यहाँ पहुँचने के बाद, MX रिकॉर्ड प्रविष्टियों की सभी जानकारी को अपने Google Workspace विज़ार्ड में दी गई जानकारी से बदलें।
फिर, अपने Google Workspace सेटअप इंटरफ़ेस पर वापस जाएँ और "वेरिफ़ाई डोमेन एंड सेटअप ईमेल" पर क्लिक करें। पुष्टि के बाद, आपको एक ईमेल प्राप्त होगा जो पुष्टि करेगा कि आपका ईमेल सेटअप पूरा हो गया है और सक्रिय हो गया है।
चरण 5: उपयोगकर्ता खाते जोड़ना और ईमेल पते बनाना
एक बार हो जाने के बाद, आप अपने Google Workspace खाते के डैशबोर्ड पर वापस जा सकते हैं और ईमेल खाते जोड़ना शुरू कर सकते हैं.
चरण 6: SPF रिकॉर्ड और DKIM जोड़ना
अपने प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में अपने मेल को स्पैम फ़ोल्डर में जाने से बचाने के लिए SPF और DKIM दोनों रिकॉर्ड सेट करना ज़रूरी है। सरल शब्दों में, ये प्राप्तकर्ता को इस बात की पुष्टि देते हैं कि ईमेल आपके सर्वर से आया है।
SPF सेट करना बहुत सरल है:
अपने डोमेन पर DNS सेटिंग्स में एक नया txt रिकॉर्ड जोड़ें:
होस्ट: @ मान: v=spf1 include:_spf.google.com ~all TTL: डिफ़ॉल्ट मान
सेव पर क्लिक करें।
DKIM सेट अप करने के लिए इन चरणों का पालन करना आवश्यक है:
ऐप्स > जीमेल > ईमेल प्रमाणीकरण पर जाएं
- रिकॉर्ड जनरेट करें पर क्लिक करें
- डोमेन DNS प्रबंधक में एक नया txt रिकॉर्ड बनाएँ और प्रदान किया गया होस्ट नाम और रिकॉर्ड मान दर्ज करें
- Google Workspace पर वापस आएं और 'सत्यापित करें' पर क्लिक करें
याद रखें, DKIM को सत्यापित करने में 24-48 घंटे तक का समय लग सकता है।
आप अपने पेशे के कस्टम डोमेन ईमेल के माध्यम से ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए पूरी तरह तैयार हैं।
Office 365 के साथ कस्टम डोमेन सेटअप करें
Office 365 अद्भुत डेस्कटॉप और ईमेल टूल प्रदान करता है, जिसमें ईमेल होस्टिंग और एक साल तक के लिए मुफ़्त डोमेन शामिल है। इसका मतलब है कि डोमेन नाम आपके लिए विशिष्ट है और इसका उपयोग हर लाइसेंस के लिए कस्टम ईमेल बनाने के लिए किया जा सकता है। आपको मैलवेयर सुरक्षा, प्रतिबंधित ईमेल अग्रेषण और उत्तरदायी ग्राहक सहायता सहित कई अन्य संसाधन भी मिलते हैं। साथ ही, आपको Excel, PowerPoint आदि जैसे Microsoft टूल का भी आनंद मिलता है। Office 365 के साथ कस्टम डोमेन ईमेल बनाने का तरीका यहां बताया गया है;
चरण 1: Office 365 खाता बनाना
Microsoft 365 वेबसाइट पर जाकर एक खाता बनाएँ। अगर आपके पास पहले से कोई डोमेन नाम नहीं है, तो अपनी पसंद के प्रदाता के साथ पंजीकरण करें और एक डोमेन नाम खरीदें।
चरण 2: अपना कस्टम डोमेन जोड़ना
अपने Office 365 खाते में लॉग इन करें और अपने खाते को कॉन्फ़िगर करने के लिए सेटअप विज़ार्ड के निर्देशों का पालन करें। इसके बाद, "डोमेन जोड़ें" अनुभाग पर जाएँ और "हाँ, इस डोमेन को अभी जोड़ें" पर क्लिक करें। डोमेन नाम टाइप करें और "इस डोमेन का उपयोग करें" पर क्लिक करके पुष्टि करें। ऐसा करने के बाद, आपको डोमेन सत्यापन अनुभाग पर निर्देशित किया जाएगा।
चरण 3: डोमेन सत्यापन प्रक्रिया
अगर आपकी वेबसाइट लाइव है, तो नीचे दिए गए विकल्प को चुनें जिससे आप डोमेन की वेबसाइट में एक टेक्स्ट फ़ाइल जोड़ सकते हैं। अगर नहीं, तो डोमेन के DNS रिकॉर्ड में एक TXT रिकॉर्ड जोड़ें चुनें और TXT रिकॉर्ड कॉपी करें। फिर, अपने प्रदाता के खाते में लॉग इन करके और डैशबोर्ड पर डोमेन नेम सिस्टम (DNS) प्रबंधन सेटिंग्स ढूँढ़कर अपने डोमेन रजिस्ट्रार या वेब होस्टिंग सेवा पर जाएँ।
इसके बाद, उस अनुभाग पर जाएँ जहाँ आप कस्टम DNS रिकॉर्ड जोड़ या संपादित कर सकते हैं। यहीं आपको TXT रिकॉर्ड मिलेंगे। TXT अनुभाग में, सत्यापन प्रक्रिया पूरी करने के लिए पहले कॉपी किए गए मान जोड़ें।
एक बार हो जाने पर, Office 365 सेटअप विज़ार्ड पर वापस जाएँ और "सत्यापन" पर क्लिक करें। सत्यापन पूरा होने के बाद, आप अपनी टीम में अन्य कस्टम ईमेल जोड़ना शुरू कर सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप सेटअप प्रक्रिया जारी रख सकते हैं और अंत में उपयोगकर्ता खाते और ईमेल जोड़ सकते हैं।
चरण 4: DNS रिकॉर्ड्स अपडेट करना
यह चरण आपके डोमेन को Microsoft सर्वर से जोड़ता है और ऑनलाइन सेवाओं को कॉन्फ़िगर करता है। संक्षेप में, यह आपके कस्टम ईमेल को आपके डोमेन नाम के साथ सहजता से काम करने की अनुमति देता है। MX रिकॉर्ड्स को अपडेट करने से यह सुनिश्चित होता है कि ईमेल Microsoft सर्वर पर, यानी आपके कस्टम डोमेन ईमेल पते के इनबॉक्स में, वितरित किए जाएँगे।
अपने रजिस्ट्रार या वेब होस्टिंग प्रदाता के कंट्रोल पैनल पर जाएँ और MX रिकॉर्ड बनाने या संपादित करने का सेक्शन ढूँढ़ें (यह आमतौर पर मेल सेक्शन के अंतर्गत सूचीबद्ध होता है)। फ़ील्ड भरने के लिए Office 365 द्वारा दिए गए DNS रिकॉर्ड अपडेट करने के निर्देशों का पालन करें जो आपके प्रदाता के लिए प्रासंगिक हैं। मौजूदा MX रिकॉर्ड हटाएँ और फिर बदलाव सेव करें।
डोमेन सेक्शन में जाएँ, "कस्टम DNS रिकॉर्ड जोड़ें" पर क्लिक करें, CNAME चुनें, और Office 365 निर्देशों के अनुसार मान जोड़ें। SRV रिकॉर्ड के लिए भी यही चरण दोहराएँ।
अंत में, अपने रजिस्ट्रार या वेब होस्टिंग डैशबोर्ड के डोमेन सेक्शन में "नेमसर्वर संपादित करें" विकल्प खोजें। Office 365 द्वारा प्रदान किए गए रिकॉर्ड्स के साथ कम से कम दो रिकॉर्ड्स (ये आपके Office 365 सेटअप विज़ार्ड के "कनेक्ट डोमेन" सेक्शन में मिल सकते हैं) अपडेट करें। इस प्रक्रिया को पूरा होने में 30 मिनट तक का समय लग सकता है। कॉन्फ़िगरेशन प्रक्रिया पूरी करने के लिए, Office 365 सेटअप विज़ार्ड पर "जारी रखें" पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप चुनिंदा डोमेन प्रदाताओं का उपयोग करते हैं, तो Office 365 DNS रिकॉर्ड्स को स्वचालित रूप से अपडेट करता है। इनमें WordPress.com, GoDaddy, Plesk, Media Temple, Cloudflare, EuroDNS और 1&1 IONOS शामिल हैं। संबंधित फ़ील्ड भरने के लिए "मेरे लिए मेरी ऑनलाइन सेवाएँ सेट अप करें" पर क्लिक करें और "स्वचालित रूप से जारी रखें" पर क्लिक करें। उन सेवाओं को चुनें जिन्हें आप अपने Office 365 में उपयोग या एकीकृत करना चाहते हैं, "जारी रखें" पर क्लिक करें, "DNS रिकॉर्ड्स आयात करें" पर क्लिक करें, या "रिकॉर्ड जोड़ें" पर क्लिक करके मैन्युअल रूप से ऐसा करें (आप अपने डोमेन रजिस्ट्रार डैशबोर्ड में "डोमेन सेटिंग्स" के अंतर्गत DNS रिकॉर्ड्स पा सकते हैं)।
चरण 5: उपयोगकर्ता खाते जोड़ना और ईमेल पते बनाना
DNS रिकॉर्ड्स को अपडेट करने के बाद, आप अपने Office 365 डैशबोर्ड पर वापस आ सकते हैं और उपयोगकर्ता खाते और ईमेल पते जोड़ना शुरू कर सकते हैं।
मौजूदा ईमेल डेटा का स्थानांतरण
ज़्यादातर डोमेन प्रदाता डेटा बैकअप और माइग्रेशन की सुविधा देते हैं। इसलिए, अगर आपके पास पहले से ही पेशेवर कस्टम ईमेल हैं और आप प्रदाता बदलना चाहते हैं, तो आपको नए सिरे से शुरुआत करने की ज़रूरत नहीं है। आप डेटा का बैकअप ले सकते हैं या माइग्रेट कर सकते हैं और वहीं से शुरू कर सकते हैं जहाँ से आपने छोड़ा था।
मौजूदा ईमेल का बैकअप लेना (यदि लागू हो)
Google Workspace के साथ कस्टम ईमेल पते बनाने के बाद, आप मौजूदा ईमेल का बैकअप ले सकते हैं। Google Workspace ईमेल संग्रहण सुविधा आपको मुकदमेबाजी और अनुपालन संबंधी ज़रूरतों के लिए डेटा सुरक्षित रखने में सक्षम बनाती है।
लेकिन, इस सुविधा की उपलब्धता आपके द्वारा चुने गए पैकेज पर बहुत हद तक निर्भर करती है। आप Gmail, Google Drive, Contacts, और आपके द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले अन्य G Suite ऐप्स के लिए पूरी तरह से स्वचालित बैकअप और पुनर्स्थापना क्षमताओं वाले Google Workspace बैकअप टूल का भी लाभ उठा सकते हैं।
Office 365 कुछ हद तक ईमेल बैकअप प्रदान करता है - इसलिए, संक्षेप में, यह 100% ईमेल बैकअप नहीं है। इसके बजाय, इसमें एक साझा ज़िम्मेदारी डिज़ाइन है, जो भौतिक और नेटवर्क-आधारित डेटा सेंटर सुरक्षा की अनुमति देता है।
इसका मतलब है कि आपको सुरक्षा केंद्र के ज़रिए अपनी डेटा रिटेंशन नीतियाँ खुद कॉन्फ़िगर करनी होंगी। हालाँकि, G Suite की तरह, Office 365 भी 30 दिनों में स्वचालित मेलबॉक्स ईमेल पुनर्प्राप्ति और 14 दिनों तक व्यक्तिगत ईमेल पुनर्प्राप्ति की सुविधा प्रदान करता है।
ईमेल को G Suite या Office 365 पर माइग्रेट करना
जी सूट या गूगल वर्कस्पेस, इनमें से सबसे अच्छा ईमेल विपणन सॉफ्टवेयर विकल्प, आपको मौजूदा ईमेल को अपने नए बनाए गए G Suite ईमेल खातों में माइग्रेट करने की सुविधा देते हैं। G Suite का सबसे अच्छा हिस्सा इसका ईमेल माइग्रेशन और इम्पोर्टिंग फ़ीचर है, जो Microsoft सहित अधिकांश ईमेल सिस्टम के साथ काम करता है।
हालाँकि Office 365 ईमेल बैकअप थोड़ा जटिल है, लेकिन इसका माइग्रेशन फ़ीचर Google Workspace की तरह ही काफ़ी सरल है। Office 365 आपको नया अकाउंट बनाने के बाद पिछले ईमेल सिस्टम से डेटा इम्पोर्ट करने की सुविधा देता है। इसी तरह, आप चाहें तो अपने Office 365 अकाउंट से ईमेल एक्सपोर्ट भी कर सकते हैं।
ईमेल वितरण का परीक्षण
G Suite और Office 365, दोनों ही आपकी ईमेल सेवाओं की समस्याओं का निवारण करने और आपके खाते बनाने के बाद आपके ईमेल सिस्टम के काम करने को सुनिश्चित करने के लिए विश्वसनीय ईमेल डिलीवरी परीक्षण सुविधाएँ प्रदान करते हैं। Google Workspace आपको अपने ईमेल लॉग सर्च (ELS) टूल का उपयोग करके ईमेल डिलीवरी की समस्याओं का निवारण करने देता है।
यह टूल कई तरह के परीक्षण पैरामीटर प्रदान करता है। इनमें G Suite उपयोगकर्ता से G Suite उपयोगकर्ता, गैर-Gmail ईमेल प्रदाता, और गैर-Google ईमेल प्रदाता से G Suite उपयोगकर्ता तक डिलीवरी का परीक्षण शामिल है।
Office 365 के एडमिन सेंटर में एक ईमेल डिलीवरी समस्या निवारण डायग्नोस्टिक टूल मौजूद है। आपको बस प्रेषक और प्राप्तकर्ता के ईमेल पते और अन्य प्रासंगिक जानकारी दर्ज करनी है और फिर वे परीक्षण चुनने हैं जिन्हें आप चलाना चाहते हैं।
ईमेल क्लाइंट और ऐप्स कॉन्फ़िगर करना
ईमेल क्लाइंट और ऐप्स को कॉन्फ़िगर करने से आपको यह पूर्व-निर्धारित करने में मदद मिल सकती है कि आपका ईमेल क्लाइंट कैसा व्यवहार करेगा। उदाहरण के लिए, आप यह तय कर सकते हैं कि "प्रेषक पता" या "उत्तर दें" पता प्रदर्शित किया जाए। इसी तरह, आप अपने इनबॉक्स को अपने कस्टम डोमेन ईमेल पते पर सेट कर सकते हैं ताकि वह किसी अन्य ईमेल पते, जैसे कि आपके Outlook, पर डिलीवर हो।
ईमेल क्लाइंट सेट अप करना
आप तृतीय-पक्ष ईमेल क्लाइंट कॉन्फ़िगर करने के लिए G Suite या Office 365 का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, उनके G Suite खाते का उपयोग करके, आप Outlook या Thunderbird जैसे अन्य ईमेल क्लाइंट से ईमेल भेजना और प्राप्त करना चाह सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको इसे G Suite के व्यवस्थापक खाते के माध्यम से सेट अप करना होगा।
हालाँकि ज़्यादातर थर्ड-पार्टी ईमेल G Suite के साथ ठीक काम करते हैं, फिर भी अपने G Suite खाते को सुरक्षित रखने के लिए OAuth सपोर्ट करने वाले प्रदाताओं का इस्तेमाल करना सबसे अच्छा है। OAuth सपोर्ट करने वाले लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट में Samsung Mail, Apple Mail, Microsoft Outlook और Apple Mail शामिल हैं।
Office 365 आपको ईमेल क्लाइंट कॉन्फ़िगर और सेट अप करने की सुविधा भी देता है। Office 365 के ज़रिए, आप POP (ज़्यादातर थर्ड-पार्टी मेल क्लाइंट के साथ ईमेल सिंक करने की सुविधा), IMAP और SMTP सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। IMAP सेटिंग्स की मदद से आप अपने PC या मोबाइल डिवाइस पर कई ईमेल क्लाइंट के ज़रिए लॉग इन कर सकते हैं और एक ही मैसेज पढ़ सकते हैं। इसी तरह, आपकी सभी गतिविधियाँ इन मेल क्लाइंट के बीच सिंक हो जाती हैं।
मोबाइल डिवाइस कॉन्फ़िगरेशन
G Suite और Office 365 दोनों ही मोबाइल डिवाइस ईमेल क्लाइंट कॉन्फ़िगरेशन का समर्थन करते हैं। इसका मतलब है कि आप चलते-फिरते अपने मोबाइल डिवाइस पर ईमेल संचार जारी रख सकते हैं।
वेबमेल एक्सेस
जैसा कि ऊपर बताया गया है, G Suite और Office 365 ईमेल क्लाइंट कॉन्फ़िगरेशन, आपके ईमेल को सभी लॉग-इन डिवाइस पर सिंक करते हैं। इसलिए, चाहे आप ईमेल को पीसी, लैपटॉप या मोबाइल डिवाइस पर एक्सेस करें, आपको एक ही जानकारी मिलती है। इसके अलावा, आप जो भी बदलाव करते हैं, वे सभी अकाउंट्स में दिखाई देते हैं।
सुरक्षा और डेटा संरक्षण
आपके ईमेल संचालन के प्रबंधन के लिए सुरक्षा और डेटा सुरक्षा बेहद ज़रूरी है। अच्छी बात यह है कि G Suite और Office 365 काफ़ी विश्वसनीय सुरक्षा और डेटा सुरक्षा प्रदान करते हैं।
दो-कारक प्रमाणीकरण सक्षम करना
G Suite और Office 365, दोनों ही आपको एडमिन कंसोल के ज़रिए 2-चरणीय सत्यापन सेट अप करने की सुविधा देते हैं। दो-कारक प्रमाणीकरण सुविधा आपके व्यावसायिक पत्राचार के लिए सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करती है। यह बदले में, उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड को हैकर्स और अन्य साइबर अपराधियों के चंगुल से बचाता है।
पासवर्ड नीतियाँ सेट करना
G Suite आपको सभी ईमेल उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड आवश्यकताएँ निर्धारित और सेट करने की सुविधा देता है। सबसे प्रमुख रूप से, आप एडमिन कंसोल स्क्रीन के सुरक्षा क्षेत्र के "पासवर्ड स्ट्रेंथ" अनुभाग में न्यूनतम और अधिकतम पासवर्ड लंबाई निर्धारित कर सकते हैं। G Suite व्यवस्थापक को प्रत्येक उपयोगकर्ता की पासवर्ड स्ट्रेंथ का विश्लेषण करने की भी अनुमति देता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि पूरा सिस्टम हमेशा सुरक्षित रहे।
G Suite में एक मोबाइल प्रबंधन प्रणाली भी है जहाँ व्यवस्थापक उन Android उपयोगकर्ताओं के लिए Google की पासवर्ड नीतियों की निगरानी और उन्हें लागू कर सकते हैं जो अलग-अलग स्थानों से आधिकारिक ईमेल एक्सेस करना चुनते हैं। दूसरी ओर, Office 365 में पासवर्ड संबंधी दिशानिर्देश ज़्यादा सख़्त हैं और यह व्यवस्थापकों को कोई भी नियम निर्धारित करने की आज़ादी नहीं देता।
इसके बजाय, प्रशासकों को संपूर्ण संचार प्रणाली को सुरक्षित रखने के दिशानिर्देश दिए जाते हैं। प्रशासकों के लिए कुछ Office 365 दिशानिर्देशों में न्यूनतम 8-वर्ण पासवर्ड लंबाई निर्धारित करना, सामान्य पासवर्ड उपयोग पर प्रतिबंध लगाना और बहु-कारक प्रमाणीकरण पंजीकरण लागू करना शामिल है।
सहयोग और अतिरिक्त सुविधाएँ
कस्टम डोमेन ईमेल की पेशकश के अलावा, जी सूट और ऑफिस 365 उपकरणों का एक पूरा सूट प्रदान करते हैं जिसका उपयोग और सहयोग आपकी टीम कर सकती है।
कैलेंडर एकीकरण
G Suite और Office 365, दोनों ही व्यापक कैलेंडर सिंकिंग और एकीकरण सुविधाएँ प्रदान करते हैं। चूँकि ये दोनों प्लेटफ़ॉर्म आपको किसी भी डिवाइस पर ईमेल एक्सेस करने की अनुमति देते हैं, इसलिए आपके सभी ईमेल और डेटा भी सिंक हो जाएँगे। इसका मतलब है कि आप अपने पीसी या मोबाइल डिवाइस पर सभी एकीकृत कैलेंडर डेटा एक्सेस कर सकते हैं।
फ़ाइल साझाकरण और संग्रहण
आपके पैकेज के आधार पर, G Suite और Office 365 फ़ाइल-शेयरिंग और क्लाउड स्टोरेज सुविधाएँ प्रदान करते हैं। इसका मतलब है कि आपकी टीम के प्रत्येक सदस्य को अपने ईमेल से पर्याप्त फ़ाइल स्टोरेज क्षमता और फ़ाइल शेयरिंग के माध्यम से टीम के अन्य सदस्यों के साथ सहयोग करने की सुविधा मिलती है। G Suite उपयोगकर्ता Google ड्राइव एक्सेस का पूरा लाभ उठा सकते हैं, जबकि Office 365 वन ड्राइव का उपयोग कर सकता है।
सहयोग उपकरण
जब आप G Suite या Office 365 के माध्यम से कस्टम ईमेल बनाते हैं, तो सहयोग केवल फ़ाइल साझाकरण और संग्रहण तक ही सीमित नहीं होता है। जैसा कि पहले बताया गया है, ये प्लेटफ़ॉर्म आपको अपने टूल और कई तृतीय-पक्ष ऐप्स का पूर्ण उपयोग करने की सुविधा देते हैं।
उदाहरण के लिए, Office 365 उपयोगकर्ताओं के पास प्रबंधन और सहयोग टूल के रूप में Microsoft Teams तक पहुँच होगी, जबकि G Suite उपयोगकर्ता Google Workspace पर निर्भर रह सकते हैं। इसी तरह, उपयोगकर्ता Microsoft Excel या Word और Google Docs या Google Sheets जैसे टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
सामान्य समस्याओं का निवारण
G Suite और Office 365 काफी विश्वसनीय समस्या निवारण उपकरण प्रदान करते हैं। जैसा कि पहले बताया गया है, ये प्लेटफ़ॉर्म ईमेल वितरण समस्या निवारण के लिए बेहद प्रभावी सुविधाएँ प्रदान करते हैं। ईमेल वितरण समस्या निवारण के अलावा, आप DNS कॉन्फ़िगरेशन और उपयोगकर्ता पहुँच संबंधी समस्याओं का भी निदान कर सकते हैं।
यह बदले में, हर समय पूर्ण प्रदर्शन क्षमता सुनिश्चित करता है। DNS कॉन्फ़िगरेशन त्रुटि जाँचों के साथ, आप मेल वितरण त्रुटियों और यहाँ तक कि स्पैम लिस्टिंग से जुड़ी समस्याओं का निवारण और पहचान कर सकते हैं।
नियमित रखरखाव और अद्यतन
पर्याप्त नियमित रखरखाव और अपडेट के लिए G Suite और Office 365 शायद सबसे अच्छे ईमेल डोमेन प्रदाताओं में से कुछ हैं। प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म सभी सशुल्क कस्टम ईमेल के लिए नियमित अपडेट प्रदान करता है।
हालाँकि, प्रशासकों को समय-समय पर सुरक्षा ऑडिट करने और यह विश्लेषण करने की भी सलाह दी जाती है कि कब स्केल अप या डाउन करना है। डोमेन प्रदाता के रूप में G Suite और Office 365 को चुनते समय आप उनसे नियमित रखरखाव और अपडेट के बारे में विस्तृत दिशानिर्देश प्राप्त कर सकते हैं।
सर्वोत्तम अभ्यास और सुझाव
G Suite और Office 365, व्यवसायों और टीमों के लिए एक सुव्यवस्थित, कस्टम ईमेल संचार सेटअप के लिए उपकरणों का एक व्यापक और संपूर्ण सेट प्रदान करते हैं। इसके अलावा, ये प्लेटफ़ॉर्म शक्तिशाली सुरक्षा और डेटा सुरक्षा संसाधनों के साथ निर्मित होते हैं। फिर भी, सेवाओं का पूरा उपयोग करने के लिए अपनी टीम को अतिरिक्त संसाधनों से लैस करना हमेशा एक अच्छा विचार है।
ईमेल मार्केटिंग की शक्ति का लाभ उठाने के लिए, अपने कस्टम डोमेन ईमेल को सही ईमेल मार्केटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करें। जानें कि अपने ईमेल अभियानों को कैसे अनुकूलित करें और अपने दर्शकों तक प्रभावी ढंग से कैसे पहुँचें।
उपयोगकर्ता प्रशिक्षण और सहायता
ज़्यादातर टीमों के लिए, एक एडमिनिस्ट्रेटर हमेशा ईमेल सेटअप और अन्य जटिल तकनीकी समस्याओं का ध्यान रखता है। फिर भी, सुरक्षित और प्रभावी उपयोग सुनिश्चित करने के लिए उपयोगकर्ता प्रशिक्षण महत्वपूर्ण है।
प्रशिक्षण बेहद ज़रूरी है, चाहे यह सुनिश्चित करना हो कि आपकी टीम हर प्लेटफ़ॉर्म द्वारा उपलब्ध कराए गए टूल्स का पूरा इस्तेमाल करे या कंपनी के डेटा को सुरक्षित रखना हो। अगर आपको बाहरी मदद की ज़रूरत हो, तो G Suite और Office 365 सक्रिय ग्राहक सहायता भी प्रदान करते हैं।
ईमेल उपयोग की निगरानी
सुरक्षा और डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए प्रशासकों को ईमेल उपयोग की निरंतर निगरानी करनी चाहिए। जैसा कि बताया गया है, G Suite और Office 365 में नवीनतम सुविधाएँ हैं, जो उपयोगकर्ताओं को सभी उपकरणों पर ईमेल सिंक करने की सुविधा देती हैं।
इसका मतलब है कि वे अपने ईमेल का इस्तेमाल निजी मोबाइल उपकरणों पर कहीं भी कर सकते हैं। प्रशासकों को सुरक्षा उपायों और दिशानिर्देशों को सुदृढ़ करने की आवश्यकता है। इससे भी बेहतर, दोनों प्लेटफ़ॉर्म ने ईमेल उपयोग निगरानी पर विस्तृत प्रशासक दिशानिर्देश तैयार किए हैं।
निष्कर्ष
कस्टम डोमेन ईमेल सेटअप करने के लिए कदम उठाना आपके व्यवसाय को बेहतर बनाने का एक शानदार तरीका है। आपके व्यवसाय के लिए पेशेवर कस्टम ईमेल में एक साधारण निवेश आपके ब्रांड का विश्वास और जागरूकता बढ़ाने के लिए पर्याप्त है। पेशेवर और ब्रांडेड संचार व्यवसायों को ग्राहकों को बनाए रखने में भी मददगार साबित हुए हैं।
अगर आप अपनी टीम के लिए कस्टम ईमेल सेटअप करने की योजना बना रहे हैं, तो सही डोमेन प्रदाता चुनने में थोड़ा समय लगाएँ। एक अच्छा डोमेन प्रदाता न केवल आसान खाता-सेटिंग प्रक्रिया प्रदान करता है, बल्कि सहज आंतरिक और बाहरी संचार के लिए अतिरिक्त सुविधाएँ भी प्रदान करता है। इसके अलावा, ऐसी डोमेन सेवा चुनें जो आपकी वेब होस्टिंग या रजिस्ट्रार सेवा के साथ सहजता से काम करे, या ऐसी सेवा चुनें जो होस्टिंग सेवाएँ प्रदान करती हो।
अगर आप सोच रहे हैं कि कस्टम ईमेल सेटअप करने के लिए किस डोमेन यूज़र का इस्तेमाल करें, तो Office 365 और G Suite दोनों ही बेहतरीन विकल्प हैं। अगर आपको Microsoft टूल्स और डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट की सुविधा चाहिए, तो Office 365 बेहतर है। वहीं दूसरी ओर, G Suite ज़्यादा बहुमुखी प्रतिभा प्रदान करता है और दूरस्थ टीम सहयोग और चलते-फिरते संवाद करने वाले यूज़र्स के लिए बेहतरीन है!
