जीमेल में ईमेल को फ़िल्टर कैसे करें (चरण दर चरण)

न्यूज़लेटर, रसीदें और काम से जुड़े सभी ईमेल एक ही इनबॉक्स में आते हैं, और ज़रूरी ईमेल ढूंढने के लिए बाकी सब कुछ स्क्रॉल करना पड़ता है। जीमेल में ईमेल फ़िल्टर करना आप कुछ ही मिनटों में सीख सकते हैं। इसके लिए आपको ऐसे नियम बनाने होंगे जो आपकी ओर से ईमेल को लेबल करें, आर्काइव करें या फ़ॉरवर्ड करें। जीमेल सहायताजब कोई नियम निर्धारित किया जाता है, तो वह पृष्ठभूमि में काम करता रहता है, इसलिए आपको हर दिन उसी मैन्युअल सफाई को दोहराने से छुटकारा मिल जाता है।

फ़िल्टर जीमेल डेस्कटॉप साइट पर बनाए जाते हैं, लेकिन एक बार जब आप इसे सेट कर लेते हैं, तो यह उन सभी डिवाइसों पर लागू होता है जहां आप उस इनबॉक्स की जांच करते हैं।

जीमेल में ईमेल को फ़िल्टर कैसे करें

आप फ़िल्टर दो तरीकों से बना सकते हैं: सर्च बार से या जीमेल के सेटिंग्स मेनू से। दोनों ही तरीके डेस्कटॉप साइट पर ब्राउज़र में काम करते हैं और मानदंड निर्धारित करने के बाद एक ही तरह की कार्रवाई की ओर ले जाते हैं। आप कौन सा तरीका चुनते हैं, यह आमतौर पर इस बात पर निर्भर करता है कि आपके पास पहले से कोई नमूना ईमेल मौजूद है या आप एक साथ कई नियम बनाने की योजना बना रहे हैं।

सर्च बार से फ़िल्टर बनाएं

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1. ब्राउज़र में जीमेल खोलें और क्लिक करें खोज विकल्प दिखाएँ सर्च बार के दाईं ओर स्थित आइकन (स्लाइडर)।
2. अपने मानदंड दर्ज करें, उदाहरण के लिए, प्रेषक से क्षेत्र या किसी शब्द में क्या शब्दों.
3. क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं पैनल के नीचे.
4. आप जो क्रियाएं चाहते हैं उन्हें चुनें, फिर क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं फिर से सहेजने के लिए।

जब आप किसी ऐसे ईमेल को देख रहे हों जिसके आधार पर आप कोई नियम बनाना चाहते हैं, तो यह तरीका सबसे तेज़ है। जीमेल प्रेषक और अन्य विवरण स्वचालित रूप से भर देता है, इसलिए आपको मैन्युअल रूप से कम टाइप करना पड़ता है।

जीमेल सेटिंग से फ़िल्टर बनाएं

mail.google.com/settings

1. गियर आइकन पर क्लिक करें, फिर सभी सेटिंग्स देखें.
2. ओपन फ़िल्टर और अवरुद्ध पते टैब.
3. क्लिक करें एक नया फ़िल्टर बनाएंअपनी शर्तें दर्ज करें और क्लिक करें। फ़िल्टर बनाएं.
4. लागू करने के लिए कार्रवाइयां चुनें, फिर क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं बचाना।

जब आप एक साथ कई फ़िल्टर बना रहे हों, तो सेटिंग्स से शुरुआत करना बेहतर है, क्योंकि आप वहां अपने मौजूदा नियमों को देख सकते हैं और डुप्लिकेट या परस्पर विरोधी नियम बनाने से बच सकते हैं।

फ़िल्टर क्या करेगा, यह चुनें

एक बार जब आप अपने मानदंड निर्धारित कर लेते हैं, तो जीमेल आपको चुनने के लिए कई विकल्प देता है: इनबॉक्स छोड़ें (आर्काइव करें), पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करें, स्टार करें, लेबल लगाएं, आगे भेजें, हटाएं, कभी भी स्पैम में न भेजें, हमेशा महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें और श्रेणी में रखें। आप इनमें से कई विकल्पों को एक ही फ़िल्टर में जोड़ सकते हैं।

कुछ कार्य विशेष परिस्थितियों में ही उपयोगी होते हैं। इसे कभी भी स्पैम में न भेजें। यह उन भरोसेमंद प्रेषकों के लिए अच्छी तरह काम करता है जिन्हें जीमेल गलत तरीके से पढ़ सकता है, जैसे कि कोई ग्राहक जिसका डोमेन कभी-कभी स्पैम जांच को ट्रिगर करता है। इसे हमेशा महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें यह उन चुनिंदा लोगों की सूची के लिए उपयोगी है जिनके ईमेल आप अनदेखा नहीं कर सकते, क्योंकि यह इस बात को प्रभावित करता है कि जीमेल का प्रायोरिटी इनबॉक्स संदेशों को कैसे सॉर्ट करता है। इसे वर्गीकृत करें यदि आप Gmail के लेआउट का उपयोग करते हैं, तो यह संदेशों को प्रमोशन या अपडेट जैसे टैब में भेजता है।

सबसे आम सेटअप यह है इनबॉक्स को छोड़ें के साथ रखा लेबल लागू करेंयह आपके न्यूज़लेटर या नियमित अपडेट को आपके मुख्य इनबॉक्स से अलग कर देता है, साथ ही उन्हें व्यवस्थित भी रखता है। इसके अलावा, इसे चुनने पर भी विचार करें। मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करेंयह नया नियम मौजूदा ईमेल पर लागू होता है, न कि केवल उन संदेशों पर जो फ़िल्टर को सहेजने के बाद आते हैं।

प्रेषक, विषय और कीवर्ड के आधार पर जीमेल को फ़िल्टर करें

मापदंड फ़ील्ड यह तय करते हैं कि आपका फ़िल्टर किन संदेशों को कैप्चर करेगा। इन्हें सावधानीपूर्वक सेट करना ज़रूरी है, क्योंकि ढीले मापदंड वाला फ़िल्टर उन ईमेल को भी छाँट सकता है, संग्रहीत कर सकता है या छिपा सकता है जिन्हें आप वास्तव में देखना चाहते थे।

प्रेषक, डोमेन या एकाधिक पतों के आधार पर फ़िल्टर करें

उपयोग से किसी एक प्रेषक को लक्षित करने के लिए फ़ील्ड का उपयोग करें। किसी कंपनी से आने वाले सभी ईमेल प्राप्त करने के लिए, डोमेन दर्ज करें, जैसे @company.com। यह तब उपयोगी होता है जब कोई विक्रेता एक ही डोमेन के भीतर कई अलग-अलग पतों से ईमेल भेजता है, जैसे billing@ और support@। एक साथ कई प्रेषकों का मिलान करने के लिए, पतों को अलग करें। OR या तो बड़े अक्षरों में लिखें, या सीधे 'From' फ़ील्ड में कई प्रविष्टियाँ सूचीबद्ध करें।

विषय या कीवर्ड के आधार पर फ़िल्टर करें

उपयोग विषय विषय पंक्ति में दिखाई देने वाले शब्दों के लिए, क्या शब्दों संदेश के मुख्य भाग में किसी भी चीज़ के लिए, और नहीं है विशिष्ट शब्दों को बाहर करने के लिए। जब ​​आप चाहते हैं कि जीमेल किसी वाक्यांश का सटीक मिलान करे, तो उसे उद्धरण चिह्नों में रखें।

आप Gmail सर्च ऑपरेटरों के साथ शब्दों को मिलाकर फ़िल्टर को और अधिक लक्षित बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप विषय में "चालान" वाले ईमेल को चुन सकते हैं, जबकि "ड्राफ़्ट" वाले संदेशों को बाहर कर सकते हैं। Gmail सहायता की खोज ऑपरेटरों के लिए मार्गदर्शिका उपलब्ध विकल्पों की व्याख्या करता है।

अपठित ईमेल और अन्य सामान्य फ़िल्टर सेटअप को फ़िल्टर करें

केवल अपठित ईमेल देखने के लिए सर्च बार में "is:unread" टाइप करें। यह एक लाइव सर्च है, कोई सेव्ड फ़िल्टर नहीं, इसलिए यह बैकग्राउंड में अपने आप नहीं चलेगा, लेकिन यह आपके लिए आवश्यक नियमों का चयन करने से पहले अपठित संदेशों को छाँटने का एक त्वरित तरीका है।

सेटअप करने के लिए कुछ शुरुआती फ़िल्टर:

• सभी रसीदों को एक पते पर भेजें रसीद इन पर स्वचालित रूप से लेबल लग जाते हैं, जिससे कर भुगतान के समय या व्यय रिपोर्टिंग के दौरान इन्हें आसानी से ढूंढा जा सकता है।
• अपने मैनेजर द्वारा भेजे गए किसी भी संदेश को स्टार मार्क करें ताकि उसे अलग से लेबल लगाने की आवश्यकता न पड़े।
• न्यूजलेटर आते ही उन्हें आर्काइव कर दें, जिससे वे आपके इनबॉक्स में न आएं, लेकिन फिर भी आप जब भी समय मिले, लेबल को ब्राउज़ कर सकें।
• किसी विशेष प्रोजेक्ट से संबंधित ईमेल को एक साझा टीम पते पर अग्रेषित करें, ताकि महत्वपूर्ण अपडेट केवल एक व्यक्ति द्वारा आगे भेजे जाने पर निर्भर न हों।

जीमेल फ़िल्टर को कैसे प्रबंधित करें, संपादित करें और हटाएं

आपके द्वारा बनाए गए सभी फ़िल्टर एक ही स्थान पर रहते हैं: सेटिंग, तो फ़िल्टर और अवरुद्ध पतेइस सूची को हर कुछ महीनों में दोबारा देखें, क्योंकि जो नियम पहले सही लगता था, वह बाद में उन ईमेल को भी शामिल करने लग सकता है जिन्हें आप सीधे देखना पसंद करेंगे, खासकर यदि आपकी भूमिका या नियमित संपर्क बदल जाते हैं।

किसी मौजूदा फ़िल्टर को संपादित करें या हटाएं

1. सेटिंग, तो सभी सेटिंग्स देखें, तो फ़िल्टर और अवरुद्ध पते.
2. सूची में फ़िल्टर ढूंढें और उस पर क्लिक करें। संपादित करें अपने मानदंडों या कार्यों को बदलने के लिए, या मिटाना इसे दूर करने के लिए।
3. यदि संपादन कर रहे हैं, तो नियम को समायोजित करें, क्लिक करें जारी रखें, तो फ़िल्टर अपडेट करें.

निर्यात और आयात फ़िल्टर

आप जिन फ़िल्टरों को रखना चाहते हैं उन्हें चुनें और क्लिक करें निर्यात उन्हें XML फ़ाइल के रूप में सहेजें। वहां से, इसका उपयोग करें। आयात फ़िल्टर उस फ़ाइल को किसी दूसरे जीमेल खाते में लोड करने के लिए। यह तब सबसे ज़्यादा ज़रूरी होता है जब आप एक से ज़्यादा इनबॉक्स मैनेज करते हों जिनमें एक जैसे पैटर्न हों, जैसे कि एक पर्सनल और एक वर्क अकाउंट, या फिर अगर आप कोई एजेंसी हैं जो एक ही बेसिक नियमों के साथ कई क्लाइंट अकाउंट सेट अप कर रही है। एक बार एक्सपोर्ट करके हर जगह इम्पोर्ट करने से हर बार उसी लॉजिक को मैन्युअल रूप से दोबारा बनाने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

जीमेल मोबाइल ऐप में फ़िल्टर का उपयोग करना

Gmail के मोबाइल ऐप में एक बड़ी कमी है: यह Android या iOS पर फ़िल्टर बनाने या संपादित करने की सुविधा नहीं देता है। ऐप के अंदर इसका कोई वैकल्पिक समाधान नहीं है, इसलिए यदि आप अपने फ़ोन की सेटिंग मेनू में फ़िल्टर विकल्प खोज रहे हैं, तो यही कारण है कि आपको वह नहीं मिल रहा है।

आपके पास अभी भी दो विकल्प हैं। डेस्कटॉप पर अपने फ़िल्टर बनाएं, या क्रोम या सफारी जैसे मोबाइल ब्राउज़र में जीमेल खोलें और डेस्कटॉप साइट का अनुरोध करें। इससे आपको वही सेटिंग्स मेनू मिलेगा जो आपको कंप्यूटर पर दिखाई देता है। एक बार फ़िल्टर बन जाने के बाद, यह हर डिवाइस पर लागू होता है क्योंकि यह आपके फ़ोन पर नहीं बल्कि Google के सर्वर पर चलता है।

ऐप में आप ऑपरेटर का उपयोग करके खोज कर सकते हैं, स्वाइप करके संदेशों को आर्काइव या डिलीट कर सकते हैं, और व्यक्तिगत संदेशों पर मैन्युअल रूप से लेबल लगा सकते हैं। ये क्रियाएं त्वरित सफाई के लिए उपयोगी हैं, लेकिन ये उस सेव किए गए फ़िल्टर का विकल्प नहीं हैं जो यही काम स्वचालित रूप से करता है।

एक इनबॉक्स जो अपने आप व्यवस्थित हो जाता है

कुछ बेहतरीन फ़िल्टरों की मदद से जीमेल काफी सरल और व्यवस्थित महसूस होता है। इन्हें डेस्कटॉप साइट पर एक बार सेट कर लें, और ये आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले हर डिवाइस पर संदेशों को लेबल करने, संग्रहीत करने और सही जगह भेजने का काम करते रहेंगे।

सबसे पहले उन संदेशों से शुरुआत करें जो आपके इनबॉक्स में सबसे ज़्यादा अव्यवस्था पैदा करते हैं। ऐसे दो या तीन संदेश भेजने वालों को चुनें जिन्हें आप बार-बार मैन्युअल रूप से इधर-उधर करते हैं, उनके लिए फ़िल्टर बनाएं और फिर आगे बढ़ें। लक्ष्य हर संदेश को पूरी तरह से व्यवस्थित करना नहीं है, बल्कि उस बार-बार की सफाई को खत्म करना है जो आपके इनबॉक्स को इस्तेमाल करना मुश्किल बना देती है।

यदि आपकी इनबॉक्स संबंधी समस्याएं एक जीमेल खाते तक सीमित नहीं हैं, तो इस बात पर व्यापक रूप से विचार करें कि आप ईमेल की मात्रा प्रबंधित करेंप्राथमिकताएं और दैनिक सफाई की आदतें। आप यह भी पा सकते हैं ईमेल के लिए अधिक व्यावहारिक सुझाव हमारी पोस्ट में।