ईमेल अनसेंड करने का तरीका: प्लेटफॉर्म के अनुसार चरण-दर-चरण

आपने 'भेजें' बटन दबाया और तुरंत समझ गए: गलत प्राप्तकर्ता, अटैचमेंट गायब, वह संस्करण जिसे आपको साझा नहीं करना चाहिए था। हर प्रमुख ईमेल प्लेटफॉर्म आपको ईमेल को अनसेंड करने की सुविधा देता है, लेकिन इसकी समय सीमा कम होती है और अलग-अलग होती है: जीमेल और एप्पल मेल आपको अधिकतम समय देते हैं। 30 सेकंडOutlook.com आपको अधिकतम 10 विकल्प देता है; और Yahoo Mail के मोबाइल ऐप में लगभग 3 सेकंड के लिए एक अनडू बार दिखाई देता है जिसे बढ़ाने का कोई तरीका नहीं है।

एक बार वह विंडो बंद हो जाने के बाद, ईमेल सर्वर से निकल चुका होता है। कोई भी प्लेटफ़ॉर्म बाद में उसे पुनः प्राप्त नहीं कर सकता, और समय बीतने से भी यह स्थिति नहीं बदलती। उन पहले कुछ सेकंड में आप जो करते हैं, वही सबसे महत्वपूर्ण होता है।

जीमेल में ईमेल कैसे अनसेंड करें

Gmail का 'भेजें पूर्ववत करें' एक विलंबित-वितरण सुविधा है। जब आप 'भेजें' पर क्लिक करते हैं, तो Gmail आपके द्वारा चुने गए समय के लिए संदेश को अपने सर्वर पर रोक कर रखता है। उस समय के भीतर 'पूर्ववत करें' पर क्लिक करने से ईमेल पूरी तरह से रद्द हो जाता है; प्राप्तकर्ता को वह कभी नहीं मिलता। यह डेस्कटॉप और मोबाइल दोनों पर समान रूप से काम करता है, बस एक मुख्य अंतर है: मोबाइल विंडो आपके डेस्कटॉप सेटिंग्स की परवाह किए बिना 5 सेकंड पर स्थिर रहती है।

डेस्कटॉप पर जीमेल में ईमेल अनसेंड करें

1. अपना ईमेल भेजें और तुरंत अपने इनबॉक्स के निचले बाएं कोने को देखें।
2. "संदेश भेजा गया" की सूचना दो विकल्पों के साथ दिखाई देती है: पूर्ववत करें और संदेश देखें।
3. विंडो के अंदर अनडू पर क्लिक करें (डिफ़ॉल्ट रूप से 5 सेकंड), और नोटिफिकेशन तुरंत गायब हो जाएगा।
4. जीमेल ईमेल को कंपोज विंडो में ड्राफ्ट के रूप में फिर से खोल देता है ताकि आप प्राप्तकर्ता को ठीक कर सकें, सामग्री को सही कर सकें या इसे पूरी तरह से हटा सकें।

जीमेल मोबाइल ऐप (आईओएस और एंड्रॉइड) में ईमेल अनसेंड करें

1. जीमेल ऐप से अपना ईमेल भेजें और स्क्रीन के निचले हिस्से में दिखाई देने वाली काली नोटिफिकेशन पट्टी पर ध्यान दें।
2. बार गायब होने से पहले अनडू पर टैप करें। मोबाइल विंडो 5 सेकंड के लिए स्थिर है और आपके डेस्कटॉप सेटिंग्स का पालन नहीं करती है।
3. जीमेल ईमेल को ड्राफ्ट के रूप में दोबारा खोल देता है ताकि आप उसे संपादित कर सकें, ठीक कर सकें या हटा सकें।

जीमेल में भेजे गए संदेशों को अनडू करने की विंडो को 30 सेकंड तक बढ़ाएँ।

डिफ़ॉल्ट रूप से 5 सेकंड का समय स्पष्ट त्रुटियों को तो पकड़ लेता है, लेकिन गलत प्राप्तकर्ता का पता लगाने के लिए शायद ही कभी पर्याप्त समय देता है। समय सीमा को 30 सेकंड तक बढ़ाना जीमेल उपयोगकर्ताओं के लिए सबसे महत्वपूर्ण बदलाव है। एक बार सेट करने के बाद, यह हमेशा के लिए लागू रहेगा।

1. डेस्कटॉप पर जीमेल खोलें, ऊपरी दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें, फिर सभी सेटिंग्स देखें पर क्लिक करें।
2. जनरल टैब पर बने रहें।
3. अनडू सेंड तक स्क्रॉल करें और सेंड कैंसलेशन पीरियड ड्रॉपडाउन का उपयोग करके 5, 10, 20 या 30 सेकंड चुनें।
4. नीचे तक स्क्रॉल करें और 'बदलाव सहेजें' पर क्लिक करें। डेस्कटॉप पर नई विंडो तुरंत खुल जाएगी; मोबाइल ऐप में यह 5 सेकंड तक खुली रहेगी।

आउटलुक में ईमेल को कैसे वापस भेजें

आउटलुक दो अलग-अलग सुविधाएँ प्रदान करता है, और इन्हें आपस में मिला देने से गलतफहमी हो सकती है। Outlook.com और नए आउटलुक में 'भेजें रद्द करें' सुविधा संदेश भेजने से पहले ही डिलीवरी में देरी करती है, और निर्धारित समय सीमा के भीतर विश्वसनीय रूप से काम करती है।

आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में "रिकॉल दिस मैसेज" सुविधा पहले से भेजे गए संदेश को हटाने का प्रयास करती है, जो केवल कुछ सीमित परिस्थितियों में ही सफल होती है और अक्सर विफल हो जाती है। इन दोनों विकल्पों में से किसी का भी उपयोग करने से पहले, सुनिश्चित कर लें कि आप किस सुविधा का उपयोग कर रहे हैं।

Outlook.com (वेब) पर अनडू सेंड का उपयोग करें

1. Outlook.com में साइन इन करें, गियर आइकन पर क्लिक करें, फिर सेटिंग्स पर क्लिक करें।
2. मेल पर जाएं, फिर कंपोज करें और जवाब दें।
3. 'भेजें पूर्ववत करें' विकल्प पर स्क्रॉल करें और स्लाइडर को अपनी पसंद के विलंब पर सेट करें (Outlook.com की अधिकतम सीमा 10 सेकंड है)। 'सहेजें' पर क्लिक करें।
4. जब आप संदेश भेजें, तो संदेश सूची के निचले भाग में 'पूर्ववत करें' विकल्प देखें। यह विकल्प आपके द्वारा निर्धारित समय तक दिखाई देता रहेगा।
5. विंडो के अंदर अनडू पर क्लिक करें। ईमेल संपादन या विलोपन के लिए ड्राफ्ट में वापस चला जाएगा।

आउटलुक डेस्कटॉप (विंडोज और मैक) में भेजे गए संदेश को वापस लेना

इस सुविधा के लिए प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों का एक ही Microsoft 365 या Exchange संगठन में होना आवश्यक है। यह व्यक्तिगत खातों (Outlook.com, Hotmail) या Gmail, Yahoo, या किसी अन्य डोमेन पर बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए काम नहीं करता है। Microsoft ने इन आवश्यकताओं को अपने दस्तावेज़ में दर्ज किया है। आधिकारिक वापसी मार्गदर्शन एक्सचेंज खातों के लिए।

1. आउटलुक डेस्कटॉप खोलें और भेजे गए आइटम पर जाएं।
2. संदेश को अलग विंडो में खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।
3. फ़ाइल पर क्लिक करें, फिर जानकारी पर क्लिक करें।
4. पुनः भेजें या वापस लें पर क्लिक करें, फिर इस संदेश को वापस लें पर क्लिक करें।
5. अपठित प्रतियां हटाएं या अपठित प्रतियां हटाकर नया संदेश डालें, इनमें से कोई एक विकल्प चुनें। यदि रिकॉल सफल होता है या विफल, तो मुझे बताएं विकल्प को चुनें और फिर ओके पर क्लिक करें।

आउटलुक रिकॉल के सफल होने की तुलना में असफल होने की संभावना अधिक क्यों होती है?

वास्तविक परिस्थितियों में रिकॉल के अधिकांश प्रयास विफल हो जाते हैं। यहाँ पाँच ऐसी स्थितियाँ दी गई हैं जहाँ यह काम नहीं करेगा:

• प्राप्तकर्ता ने संदेश पहले ही खोल लिया है: एक बार पढ़ लेने के बाद, अनुरोध तकनीकी रूप से संसाधित हो जाने पर भी इसे वापस नहीं लिया जा सकता है।
• प्राप्तकर्ता एक्सचेंज के अलावा किसी अन्य संस्थान के खाते का उपयोग करता है: जीमेल, याहू, व्यक्तिगत आउटलुक डॉट कॉम, या कोई भी बाहरी प्रदाता रिकॉल अनुरोध को स्वीकार नहीं कर सकता है।
• प्राप्तकर्ता आउटलुक के अलावा किसी अन्य क्लाइंट का उपयोग करता है: ऐप्पल मेल, मोबाइल मेल ऐप और एक्सचेंज पर IMAP क्लाइंट रिकॉल अनुरोधों को संसाधित नहीं करते हैं।
• एक इनबॉक्स नियम ने संदेश को इनबॉक्स से बाहर भेज दिया: रिकॉल केवल उन संदेशों को हटाता है जो अभी भी प्राप्तकर्ता के प्राथमिक इनबॉक्स फ़ोल्डर में मौजूद हैं।
• प्राप्तकर्ता ने पहले ही पुश नोटिफिकेशन का पूर्वावलोकन देख लिया है: यहां तक ​​कि पूरी तरह से सफल रिकॉल भी फोन स्क्रीन पर पहले से प्रदर्शित विषय पंक्ति और प्रारंभिक पंक्तियों को पूर्ववत नहीं कर सकता है।

Apple Mail में ईमेल अनसेंड कैसे करें

Apple ने iOS 16 और macOS Ventura में Undo Send फ़ीचर जोड़ा है, जो Gmail की तरह ही देरी से डिलीवरी का तरीका अपनाता है। यह फ़ीचर डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है और इसमें 10 सेकंड का समय लगता है। अगर आप iOS 15 या macOS Monterey या इससे पहले के वर्शन इस्तेमाल कर रहे हैं, तो Undo Send फ़ीचर उपलब्ध नहीं है, इसलिए आपको या तो वर्शन अपग्रेड करना होगा या कोई दूसरा तरीका अपनाना होगा।

iPhone या iPad (iOS 16 या उसके बाद के संस्करण) पर ईमेल अनसेंड करें

1. मेल ऐप से अपना ईमेल भेजें और अपने इनबॉक्स के निचले भाग में 'भेजें रद्द करें' बटन देखें। ऐप्पल समर्थन यह दस्तावेज़ संदर्भ के लिए इस सुविधा को प्रमाणित करता है।
2. 10 सेकंड के भीतर 'भेजें' बटन को 'अनडू सेंड' पर टैप करें। समय सीमा समाप्त होने पर बटन गायब हो जाएगा।
3. मेल ईमेल को कंपोज व्यू में दोबारा खोलता है ताकि आप प्राप्तकर्ता को ठीक कर सकें, सामग्री को अपडेट कर सकें या उसे हटा सकें।

मैक (macOS वेंचुरा या बाद के संस्करण) पर एप्पल मेल में ईमेल को अनसेंड करना

1. अपना ईमेल भेजें और ईमेल साइडबार के निचले-बाएँ कोने में 'भेजा गया ईमेल रद्द करें' बटन देखें।
2. विंडो के भीतर 'भेजें पूर्ववत करें' पर क्लिक करें: डिफ़ॉल्ट रूप से 10 सेकंड, जिसे 30 सेकंड तक कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
3. ईमेल मेल को संपादित करने या हटाने के लिए एक नई कंपोज़ विंडो में पुनः खोलता है।

Apple Mail में भेजे गए संदेश को पूर्ववत करने वाली विंडो को विस्तारित करें

Apple Mail Mac और iOS दोनों पर 30 सेकंड तक का समय देता है। ज़रूरत पड़ने से पहले समय बढ़ाने से आपको गलत प्राप्तकर्ताओं और छूटे हुए अटैचमेंट को पकड़ने के लिए ज़्यादा समय मिल जाता है।

आईफोन या आईपैड:

1. सेटिंग्स खोलें, ऐप्स पर टैप करें, फिर मेल पर टैप करें।
2. अनडू सेंड डिले पर टैप करें और ऑफ, 10, 20 या 30 सेकंड चुनें।

मैक:

1. ईमेल खोलें, शीर्ष मेनू में ईमेल पर क्लिक करें, फिर सेटिंग्स पर, फिर कंपोजिंग पर क्लिक करें।
2. अनडू सेंड डिले ढूंढें और 10, 20 या 30 सेकंड चुनें।

Yahoo Mail और अन्य क्लाइंट्स में ईमेल को अनसेंड कैसे करें

Yahoo Mail में 'भेजे गए संदेश को वापस लेने' की सुविधा विशेष रूप से सीमित है, इसलिए यह जानना उपयोगी है कि यह सुविधा कहाँ उपलब्ध है और कौन से वैकल्पिक तरीके आपको अधिक समय तक सुरक्षित रहने का अवसर प्रदान करते हैं।

याहू मेल में भेजे गए संदेश को पूर्ववत करने की सीमा

Yahoo Mail की वेबसाइट mail.yahoo.com पर ईमेल भेजने के बाद उसे वापस भेजने का विकल्प नहीं है। वेब पर 'भेजें' पर क्लिक करने के बाद ईमेल तुरंत डिलीवर हो जाता है। Yahoo मोबाइल ऐप पर लगभग 3 सेकंड के लिए एक छोटा सा 'वापस भेजें' बार दिखाई देता है (जो अधिकांश त्रुटियों को पकड़ने के लिए बहुत कम समय है), और इसे बढ़ाने के लिए कोई सेटिंग भी नहीं है।

यदि आप याहू के माध्यम से नियमित रूप से महत्वपूर्ण मेल भेजते हैं, तो इसे ऐप्पल मेल या आपके याहू खाते से जुड़े किसी अन्य डेस्कटॉप क्लाइंट के माध्यम से भेजने पर आपको एक कॉन्फ़िगर करने योग्य अनडू विंडो मिल जाती है।

जिन क्लाइंट्स के पास नेटिव अनडू सेंड सुविधा नहीं है, उनके लिए वैकल्पिक समाधान

यदि आपका प्राथमिक क्लाइंट अनडू सेंड की सुविधा नहीं देता है, तो कुछ व्यावहारिक विकल्प जोखिम को कम कर सकते हैं:

• अपने याहू या किसी अन्य खाते को ऐप्पल मेल, मेलबर्ड या थंडरबर्ड जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट में सेंड-लेटर ऐड-ऑन के साथ जोड़ें, जो लगभग 30 सेकंड तक का कॉन्फ़िगर करने योग्य विलंब जोड़ता है।
• आउटलुक डेस्कटॉप के डिले-डिलीवरी नियम का उपयोग करें, जो भेजने से पहले सभी आउटगोइंग मेल को 1 से 2 मिनट के लिए आउटबॉक्स में रोक कर रखता है (भेजने से पहले गलतियों को पकड़ने के लिए एक सार्थक बफर)।
• कम महत्वपूर्ण ईमेल के लिए सीमित क्लाइंट आरक्षित रखें और जब अनडू विकल्प की आवश्यकता हो, तो जीमेल, आउटलुक या ऐप्पल मेल का उपयोग करें।

प्रोटॉन मेल में डिफ़ॉल्ट रूप से 'भेजें पूर्ववत करें' विकल्प चालू होता है, जिसके लिए 10 सेकंड की समय सीमा दी गई है, जिसे 'संदेश' और 'कम्पोज़िंग' के अंतर्गत सेटिंग्स में 0 से 20 सेकंड तक समायोजित किया जा सकता है।

यदि अनडू विंडो पहले ही बंद हो चुकी हो तो क्या करें

अनडू विंडो बंद होने के बाद, लक्ष्य गलती को स्पष्ट रूप से संभालना और उसे और खराब होने से बचाना है।

प्रसवोत्तर रिकॉल के बारे में सच्चाई

अनडू विंडो की समय सीमा समाप्त होने के बाद, ईमेल डिलीवर हो जाता है और कोई भी प्लेटफ़ॉर्म इसे पुनः प्राप्त नहीं कर सकता। यह इस बात पर निर्भर नहीं करता कि कितना समय बीत चुका है। "एक घंटे बाद ईमेल अनसेंड कैसे करें" के लिए आम खोज एक स्वाभाविक उम्मीद को दर्शाती है, लेकिन किसी भी प्रमुख उपभोक्ता ईमेल प्लेटफ़ॉर्म पर डिलीवरी के बाद ईमेल को पुनः प्राप्त करने का कोई तंत्र नहीं है।

आउटलुक रिकॉल इसका एक सीमित अपवाद है। यह डिलीवरी के बाद संदेश हटाने का प्रयास कर सकता है, लेकिन केवल तभी जब प्राप्तकर्ता उसी Microsoft 365 या Exchange संगठन में हो, उसने संदेश खोला न हो, उसे इनबॉक्स नियम के माध्यम से स्थानांतरित न किया हो, और समर्थित आउटलुक क्लाइंट में मेल पढ़ रहा हो। यहां तक ​​कि जब ये सभी शर्तें पूरी होती हैं, तब भी प्राप्तकर्ता को रिकॉल सूचना प्राप्त होती है, जो अक्सर गलती की तुलना में मूल संदेश पर अधिक ध्यान आकर्षित करती है।

अनुवर्ती सुधार ईमेल भेजें

समय सीमा समाप्त होने के बाद संक्षिप्त और पेशेवर तरीके से जवाब देना आमतौर पर सबसे प्रभावी होता है। गलती स्वीकार करें, सही किया हुआ संस्करण प्रदान करें और वहीं रुक जाएं। लंबे-चौड़े माफीनामे अक्सर गलती पर ज़रूरत से ज़्यादा ध्यान आकर्षित करते हैं।

एक सरल टेम्पलेट: “क्षमा करें। कृपया मेरे पिछले संदेश को अनदेखा करें। यह सही संदेश है।”

यदि कोई संवेदनशील सामग्री गलती से किसी गलत व्यक्ति को भेज दी जाए, तो उससे सीधे बात करने का निर्णय लेने से पहले रिश्ते और जानकारी की संवेदनशीलता पर विचार करें। चुप रहने से बेहतर है कि संक्षेप में, तथ्यों को बताकर एक संक्षिप्त संदेश भेज दिया जाए।

अगली बार के लिए रोकथाम की व्यवस्था करें

अनडू विंडो को कॉन्फ़िगर करने का सबसे अच्छा समय गलती होने से पहले था। दूसरा सबसे अच्छा समय अभी है।

अपनी विंडो को अधिकतम उपलब्ध समय सीमा तक बढ़ाएँ: जीमेल और एप्पल मेल पर 30 सेकंड, आउटलुक डॉट कॉम पर 10 सेकंड। आउटलुक डेस्कटॉप पर, आउटबॉक्स में भेजे जाने वाले मेल को एक या दो मिनट के लिए रोकने के लिए विलंब-वितरण नियम सेट करें। इससे यह भी मदद मिलती है कि... ईमेल भेजने से पहले ईमेल पतों की पुष्टि करें।क्योंकि गलत पते पर संदेश भेजने की त्रुटियाँ अक्सर सहेजे गए संपर्कों में टाइपिंग की गलतियों या ऑटो-कंप्लीट द्वारा पुराने पते को भरने के कारण होती हैं। पते की सटीक जानकारी का मतलब है कि भेजने के बाद घबराहट के क्षणों की संख्या कम होगी।

गलतियों को पकड़ने से पहले ही उन्हें पकड़ लें

अनडू सेंड एक व्यावहारिक समाधान है। आउटलुक रिकॉल एक अविश्वसनीय बैकअप विकल्प है। अधिकतर मामलों में, गलती पकड़ने और बाद में उसे सुधारने के बीच का अंतर केवल कुछ सेकंड का होता है। इसलिए, सबसे अच्छा यही होगा कि आप अनडू विंडो को ज़रूरत पड़ने से पहले ही अधिकतम सीमा तक बढ़ा दें।

Gmail और Apple Mail के लिए 30 सेकंड का समय निर्धारित करें। Outlook.com के लिए 10 सेकंड का समय निर्धारित करें। यदि आप Outlook डेस्कटॉप का उपयोग किसी महत्वपूर्ण कार्य के लिए करते हैं, तो विलंबित डिलीवरी नियम को सक्षम करें। इसे एक बार करें, और यह प्रत्येक बार भेजे जाने वाले संदेशों के लिए बैकग्राउंड में काम करेगा।

सबसे अच्छा अनसेंड वही है जिसे आपको कभी इस्तेमाल न करना पड़े। गलतियों की संभावना को कम करने के लिए, ड्राफ्टिंग प्रक्रिया को धीमा करें और इस पर ध्यान केंद्रित करें। पहली बार में ही स्पष्ट ईमेल लिखनायह किसी भी सुरक्षा उपाय से कहीं अधिक स्थायी समाधान है। और यदि आपके द्वारा प्रबंधित संदेशों की संख्या इतनी अधिक है कि सावधानीपूर्वक समीक्षा करना मुश्किल हो जाता है, तो शायद अब इस समस्या का समाधान करने का समय आ गया है। ईमेल अधिभारइसलिए, प्रत्येक संदेश को उतना ही ध्यान मिलता है जितना वह हकदार है।