बुनियादी जनसांख्यिकीय जानकारी कभी मांग बढ़ाने की कुंजी हुआ करती थी। लेकिन अब जब यह डेटा व्यापक रूप से उपलब्ध है, तो यह पर्याप्त नहीं रह गया है...
चाबी छीन लेना
- ईमेल का समापन वह अंतिम भाग होता है जिसे प्राप्तकर्ता पढ़ता है, इसलिए यह आपके द्वारा छोड़ी गई छाप और उनके जवाब देने की संभावना को प्रभावित करता है।
- "धन्यवाद" और "आपका शुक्रिया" जैसे कृतज्ञता-आधारित समापन वाक्यों को अन्य समापन वाक्यों की तुलना में अधिक प्रतिक्रिया दर प्राप्त होती है।
- एक संपूर्ण व्यावसायिक ईमेल के समापन में एक समापन वाक्य, एक साइन-ऑफ और एक हस्ताक्षर ब्लॉक शामिल होता है।
- जब आप यह सुनिश्चित नहीं कर पा रहे हों कि ईमेल कितना औपचारिक होना चाहिए, तो "सादर प्रणाम" एक विश्वसनीय विकल्प है।
- सबसे प्रभावी समापन संदेश भी तभी कारगर होता है जब वह वैध इनबॉक्स तक पहुंचता है, और यहीं पर ईमेल सत्यापन काम आता है।
किसी व्यावसायिक ईमेल का समापन वह आखिरी चीज़ होती है जिसे प्राप्तकर्ता जवाब देने, सहेजने या अनदेखा करने का निर्णय लेने से पहले पढ़ता है। यह अंतिम प्रभाव पूरे संदेश की प्राप्ति को प्रभावित कर सकता है। बूमरैंग द्वारा किया गया शोधलाखों ईमेल का विश्लेषण करने पर पता चला कि समापन वाक्यांश का चुनाव प्रतिक्रिया दरों को काफी हद तक प्रभावित करता है, और सभी समापन वाक्यांश समान रूप से प्रभावी नहीं होते हैं।
नीचे विभिन्न स्तरों की औपचारिकता के लिए व्यावसायिक ईमेल समापन वाक्य दिए गए हैं, जिनमें पेशेवर और संयमित से लेकर सौहार्दपूर्ण और अनौपचारिक तक शामिल हैं। ये उदाहरण B2B ईमेल, ग्राहक संचार और कार्यस्थल संदेशों के लिए हैं।
व्यावसायिक ईमेल को समाप्त करने के लिए वाक्यांश
इन विकल्पों को उद्देश्य के अनुसार समूहीकृत किया गया है ताकि आप संदेश के अनुरूप समापन वाक्य चुन सकें।
औपचारिक समापन
के लिए सबसे अच्छा: कार्यकारी अधिकारी, कानूनी पत्राचार, रूढ़िवादी उद्योगों (वित्त, स्वास्थ्य सेवा, कानून) के ग्राहक, पहली बार बाहरी संपर्क और कोई भी ऐसा संदर्भ जहां औपचारिकता सम्मान का संकेत देती है।
- ईमानदारी से
- भवदीया
- भवदीय
- आपका अपना
- सम्मान से
- हार्दिक धन्यवाद सहित
- अत्यंत आदरपूर्वक
ब्रिटिश अंग्रेज़ी में, जब आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हों, जैसे कि “प्रिय महोदय/महोदया” के बाद, तो “योर्स फेथफुली” का प्रयोग करें, और जब आप नाम जानते हों तो “योर्स सिंसियरली” का प्रयोग करें। अमेरिकी अंग्रेज़ी में, दोनों ही स्थितियों में “सिंसियरली” मानक है। “योर्स फेथफुली” अमेरिकी पाठक को कुछ ज़्यादा औपचारिक लग सकता है, जबकि कम औपचारिक समापन ब्रिटेन के कानूनी या आधिकारिक पत्राचार में अनुचित लग सकता है।
मानक पेशेवर समापन
के लिए सबसे अच्छा: रोजमर्रा के अधिकांश व्यावसायिक ईमेल, जिनमें सहकर्मियों, ग्राहकों, विक्रेताओं और व्यावसायिक भागीदारों को भेजे जाने वाले संदेश शामिल हैं, लगभग किसी भी पेशेवर संदर्भ में एक सुरक्षित डिफ़ॉल्ट के रूप में काम करते हैं।
- सबसे अच्छा संबंध है
- सधन्यवाद
- सादर
- गर्म का संबंध है
- शुभकामनाएं
- श्रेष्ठ
- शुभकामनाएं
सभी उद्योगों और पेशेवर संबंधों में "शुभकामनाएं" व्यावसायिक ईमेल समापन के सबसे सुरक्षित तरीकों में से एक है। "सादर" थोड़ा अधिक औपचारिक है और कुछ संदर्भों में पुराना लग सकता है। "शुभकामनाएं" चल रही बातचीत में आम है, लेकिन पहले ईमेल में यह बहुत संक्षिप्त लग सकता है, इसलिए इसे स्थापित संबंधों के लिए रखें जहां पहले से ही अधिक अनौपचारिक माहौल हो।
कृतज्ञता-आधारित समापन
के लिए सबसे अच्छा: कोई भी ईमेल जिसमें अनुरोध, अनुवर्ती कार्रवाई, कोई मांग या ऐसी स्थिति शामिल हो जहां प्रशंसा व्यक्त करना उचित हो।
- शुक्रिया
- धन्यवाद
- अग्रिम धन्यवाद
- अपना समय देने के लिए धन्यवाद
- बहुत बहुत धन्यवाद
- धन्यवाद के साथ
- बहुत धन्यवाद
- आपके विचार करने के लिए धन्यवाद
बूमरैंग द्वारा 350,000 से अधिक ईमेल थ्रेड्स के विश्लेषण से पता चला कि आभार व्यक्त करने वाले समापन को सामान्य समापन की तुलना में अधिक प्रतिक्रिया दर मिली। "पहले से धन्यवाद" का प्रदर्शन 65.7% के साथ सबसे अच्छा रहा, उसके बाद "धन्यवाद" 63% और "आपका बहुत-बहुत धन्यवाद" 57.9% रहा।
"पहले से धन्यवाद" कहना तब अच्छा रहता है जब आप कोई स्पष्ट अनुरोध कर रहे हों, लेकिन अगर प्राप्तकर्ता ने अभी तक किसी बात पर सहमति नहीं दी है तो यह थोड़ा अनुचित लग सकता है। इसका उपयोग तभी करें जब आप जो कार्य करने के लिए कह रहे हैं वह उचित हो और उनकी क्षमता के दायरे में हो।
ये क्लोजिंग तभी उपयोगी होती हैं जब संदेश किसी वैध इनबॉक्स में पहुंचता है। DeBounce ईमेल सत्यापन यह ईमेल भेजने से पहले ही अमान्य या उच्च जोखिम वाले पतों की पहचान कर सकता है, जिससे प्राप्तकर्ता के देखने से पहले ईमेल के बाउंस होने की संभावना कम हो जाती है।
ऐसे समापन जिनमें प्रतिक्रिया या कार्रवाई की आवश्यकता होती है
के लिए सबसे अच्छा: ऐसे ईमेल जिनमें आपको प्राप्तकर्ता से उत्तर, निर्णय या कोई विशिष्ट कार्रवाई चाहिए होती है। समापन में अगले चरण को स्पष्ट रूप से बताया जाता है, न कि अस्पष्ट रूप से।
- आपके जवाब का इंतज़ार रहेगा
- मुझे आपकी प्रतिक्रिया का इंतज़ार रहेगा
- यदि आपके कोई सवाल हैं तो कृपया मुझे बताएं
- आपके उत्तर का इंतजार है
- उम्मीद है आपसे जल्द ही सुनने को मिलेगा
- कृपया [तारीख] तक जवाब दें।
- कृपया [दिनांक] तक पुष्टि करें
एक निश्चित समय सीमा तय करने से प्राप्तकर्ता को स्पष्ट जानकारी मिलती है और अनुरोध को प्राथमिकता देना आसान हो जाता है। "जब आप कर सकें तब बताएं" कहना टालना आसान है, जबकि "कृपया गुरुवार तक पुष्टि करें" कहने से उचित समय सीमा तय हो जाती है और अनुरोध मांग जैसा नहीं लगता। जब समय महत्वपूर्ण हो, तो सटीक तिथि अवश्य लिखें।
अनौपचारिक पेशेवर समापन
के लिए सबसे अच्छा: सहकर्मियों के साथ निरंतर संबंध, आंतरिक टीम संचार, अनौपचारिक संस्कृति वाले आधुनिक कार्यस्थल और ऐसे संदर्भ जहां औपचारिक समापन बेमानी या कठोर प्रतीत होंगे।
- चियर्स
- ध्यान रखें
- एक महान दिन है
- जल्द ही बात करते हैं
- अगली बार तक
- बने रहें
अनौपचारिक समापन का प्रयोग तभी करें जब संबंध और बातचीत का लहजा पहले से ही स्थापित हो चुका हो। पहले ईमेल में या अधिकारियों और कानूनी संपर्कों को भेजे गए संदेशों में "चीयर्स" कहना कुछ ज्यादा ही अनौपचारिक लग सकता है। यह अमेरिका की तुलना में ब्रिटेन और ऑस्ट्रेलिया में व्यावसायिक संचार में अधिक प्रचलित है, जहां कुछ प्राप्तकर्ताओं को यह अप्रत्याशित लग सकता है।
एक संपूर्ण व्यावसायिक ईमेल समापन के तीन तत्व
व्यावसायिक ईमेल के समापन में केवल हस्ताक्षर ही शामिल नहीं होते। इसके तीन भाग होते हैं, और प्रत्येक भाग संदेश के अंत को प्रभावित करता है।
- समापन वाक्य: यह ईमेल बॉडी का अंतिम वाक्य है। इसमें अगले चरण की पुष्टि होनी चाहिए या प्राप्तकर्ता को यह बताना चाहिए कि आगे क्या उम्मीद करनी है। उदाहरण के लिए, "यदि आपके कोई प्रश्न हों तो कृपया मुझे बताएं" या "मैं बुधवार को अपडेटेड टाइमलाइन भेजूंगा।" एक स्पष्ट समापन वाक्य अनिश्चितता को दूर करता है और प्राप्तकर्ता के लिए जवाब देना आसान बनाता है।
- साइन ऑफ़: नाम से पहले लिखा जाने वाला संक्षिप्त वाक्य, जैसे "सादर" या "धन्यवाद" (ऊपर दिए गए विकल्प), संदेश का लहजा निर्धारित करता है। यह संदेश की औपचारिकता और प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंध दोनों को दर्शाता है।
- हस्ताक्षर खंड: हस्ताक्षर वाला बॉक्स आपके नाम के नीचे दिखाई देता है और इसमें आपका पदनाम, कंपनी, फ़ोन नंबर, ईमेल पता और पेशेवर प्रोफ़ाइल या वेबसाइट शामिल हो सकती है। यह विश्वसनीयता को बढ़ाता है और प्राप्तकर्ता को आगे की जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है।
व्यवहार में संपूर्ण समापन प्रक्रिया कुछ इस प्रकार दिखती है:
मैं शुक्रवार शाम तक संशोधित प्रस्ताव भेज दूंगा - कृपया मुझे बताएं कि क्या आप उससे पहले कुछ बदलाव करवाना चाहते हैं।
सादर,
सारा चेन, अकाउंट मैनेजर, एक्मे सॉल्यूशंस [ईमेल संरक्षित] | +1 (555) 234-5678 linkedin.com/in/sarahchen
समापन वाक्य अगले चरण की पुष्टि करता है, हस्ताक्षर से कार्यक्रम का माहौल तय होता है, और हस्ताक्षर से संपर्क विवरण प्राप्त होते हैं।
व्यावसायिक ईमेल में इन बातों से बचें
कुछ समापन वाक्य पेशेवर ईमेल को बहुत व्यक्तिगत, बहुत अनौपचारिक या अनावश्यक रूप से अचानक बना सकते हैं। व्यावसायिक पत्राचार में इन समापन वाक्यों से बचना चाहिए:
- केवल आपका: व्यापारिक संदर्भ में यह कुछ ज्यादा ही अंतरंग लग सकता है और व्यक्तिगत पत्राचार में अधिक आम है।
- “लव,” या “xoxo”: ये केवल व्यक्तिगत संबंधों के लिए उपयुक्त हैं; पेशेवर प्राप्तकर्ता को इनसे आश्चर्य (या चिंता) हो सकती है।
- “मेरे iPhone से भेजा गया” / “मोबाइल से भेजा गया”: मोबाइल पर स्वचालित हस्ताक्षर से कोई खास फायदा नहीं होता और महत्वपूर्ण संदेश जल्दबाजी में लिखा हुआ लग सकता है। जहां तक संभव हो, इन्हें हटा दें।
- "चीयरियो," "टूडल्स," "बाद में," "सियाओ अभी के लिए": ये किसी भी पेशेवर संदर्भ के लिए बहुत अनौपचारिक हैं, जब तक कि वे एक स्थापित मित्रता पर आधारित न हों।
- बिल्कुल भी बंद नहीं होगा: बिना किसी सहमति के बातचीत समाप्त करना अचानक सा लग सकता है और अक्सर इसे अप्रत्यक्ष आक्रामक या उपेक्षापूर्ण माना जाता है, खासकर बाहरी पत्राचार में।
- हस्ताक्षर में उद्धरण चिह्न: प्रेरक या साहित्यिक उद्धरण संदेश से ध्यान भटका सकते हैं और अक्सर आत्म-प्रचार के रूप में पढ़े जाते हैं; वे संदेश से ही ध्यान हटा देते हैं।
- अत्यधिक लंबे हस्ताक्षर ब्लॉक: अपने हस्ताक्षर में केवल आवश्यक संपर्क विवरण ही रखें। योग्यताओं, लिंक, पुरस्कारों और अस्वीकरणों की लंबी सूचियाँ समापन को पढ़ना कठिन बना देती हैं।
अपने संदर्भ के लिए सही समापन वाक्य कैसे चुनें
ईमेल के प्राप्तकर्ता, संदर्भ और उद्देश्य के आधार पर अपने संदेश का समापन वाक्य चुनें।
- इस संबंध पर विचार करें: पहली बार संपर्क करने वाले व्यक्ति, ग्राहक या वरिष्ठ अधिकारी के लिए आमतौर पर "साभार", "शुभकामनाएं" या "सादर प्रणाम" जैसे अधिक औपचारिक विकल्प उपयुक्त होते हैं। सहकर्मियों और पुराने संपर्कों के लिए "शुभकामनाएं", "धन्यवाद" या "शुभकामनाएं" अधिक स्वाभाविक लगते हैं।
- उद्योग से मेल खाएं: वित्त, कानून, स्वास्थ्य सेवा और सरकार जैसे क्षेत्रों में अक्सर औपचारिक संचार को प्राथमिकता दी जाती है। प्रौद्योगिकी, रचनात्मक कार्य, स्टार्टअप और डिजिटल मार्केटिंग में आमतौर पर अधिक अनौपचारिक लहजा अपनाया जाता है, खासकर संबंध स्थापित होने के बाद।
- उद्देश्य के बारे में सोचें: आभार व्यक्त करने वाले समापन में अनुरोध और अनुवर्ती कार्रवाई अक्सर कारगर साबित होते हैं, जबकि अपडेट और पुष्टिकरण मानक पेशेवर विकल्पों के लिए उपयुक्त होते हैं। धन्यवाद ईमेल का समापन प्रशंसा की सीधी अभिव्यक्ति के साथ किया जा सकता है।
- क्षेत्रीय परंपराओं का ध्यान रखें: ब्रिटेन और ऑस्ट्रेलिया में व्यावसायिक अंग्रेजी में "चीयर्स" आम है, लेकिन अमेरिका में यह अधिक अनौपचारिक लग सकता है। ब्रिटिश अंग्रेजी में अनाम प्राप्तकर्ता के लिए "योर्स फेथफुली" और प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात होने पर "योर्स सिंसियरली" के बीच अंतर भी किया जाता है।
यदि आपको संदेह हो, तो स्पष्ट समापन वाक्य के बाद "सादर" का प्रयोग करें। यह पेशेवर, तटस्थ और अधिकांश व्यावसायिक ईमेल के लिए उपयुक्त है।
अपने व्यावसायिक ईमेल के संबंध में अंतिम निर्णय लें।
व्यावसायिक ईमेल के समापन में तीन चरण होते हैं: समापन वाक्य, हस्ताक्षर वाक्यांश और हस्ताक्षर ब्लॉक। ये तीनों ही प्राप्तकर्ता, संदेश के उद्देश्य और स्थिति के अनुसार औपचारिकता के स्तर से मेल खाने चाहिए।
जब प्रतिक्रिया दर सबसे महत्वपूर्ण हो, तो आभार व्यक्त करते हुए समापन करें। "धन्यवाद," "शुक्रिया," और "पहले से धन्यवाद" जैसे वाक्यांश अन्य वाक्यांशों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करते हैं।
शब्दों का महत्व तभी होता है जब संदेश प्राप्तकर्ता तक पहुंचता है। DeBounce ईमेल सत्यापन यह ईमेल भेजने से पहले ही अमान्य और जोखिम भरे ईमेल पतों की पहचान करने में मदद करता है, जिससे आपके ईमेल के सही इनबॉक्स तक पहुंचने की संभावना बढ़ जाती है। नए उपयोगकर्ता 100 निःशुल्क सत्यापन से शुरुआत कर सकते हैं।
