जब भी आप ईमेल भेजने से संबंधित कुछ भी पढ़ते हैं, तो अक्सर आपको SPF, DMARC और DKIM जैसे संक्षिप्त शब्दों का इस्तेमाल देखने को मिलता है। अगर आप इनसे परिचित नहीं हैं तो कोई बात नहीं...
बड़े पैमाने पर ईमेल भेजना, किसी संदेश को बड़े दर्शकों तक पहुँचाने का एक प्रभावशाली तरीका है। इसका लक्ष्य रूपांतरण बढ़ाना, ग्राहकों के साथ त्वरित फ़ॉलो-अप करना, या फिर सिर्फ़ लोगों तक पहुँच बनाना, कुछ भी हो सकता है।
लेकिन, अगर आप इसे पढ़ रहे हैं, तो शायद आप सोच रहे होंगे कि Gmail में बड़े पैमाने पर ईमेल कैसे भेजें। इस पोस्ट में, हम आपको Gmail में कॉन्टैक्ट्स अपलोड करने से लेकर सेंड बटन दबाने तक, हर ज़रूरी जानकारी देंगे। आइए, शुरू करते हैं।
अच्छी बात यह है कि इस मुफ़्त Google सेवा से सामूहिक ईमेल भेजने में ज़्यादा कुछ सीखने की ज़रूरत नहीं है। अगर आप एकल ईमेल भेजने में पारंगत हैं, तो सामूहिक ईमेल भेजने पर भी यही बात लागू होती है। यहाँ चरण-दर-चरण प्रक्रिया दी गई है।
1. अपने संपर्क जोड़ें
अगर आप संभावित ग्राहकों की सूची को नियमित रूप से बड़े पैमाने पर ईमेल करना चाहते हैं, तो उन्हें अपने जीमेल कॉन्टैक्ट्स में जोड़ें। इससे आपके लिए चीज़ें ज़्यादा आसान और कुशल हो जाएँगी।
आप दो तरीकों में से किसी एक से Gmail संपर्क जोड़ सकते हैं:
- हाथ से
- किसी फ़ाइल से आयात करके
क्या आप इन्हें मैन्युअल रूप से जोड़ना चाहते हैं? अपने Google पेज के ऊपरी-दाएँ कोने में स्थित बिंदीदार आइकन पर क्लिक करके शुरुआत करें।
इसके बाद, “संपर्क” पर क्लिक करें।
फिर, ऊपरी-बाएँ कोने पर “संपर्क बनाएँ” पर क्लिक करें।
अब आपके पास एक या एकाधिक संपर्क बनाने का विकल्प होगा।
“संपर्क बनाएं” पर क्लिक करने के बाद आपको यहां दिखाई देगा।
संपर्क के बारे में यथासंभव अधिक से अधिक विवरण दर्ज करें, जैसे उनका नाम, कंपनी, जन्मदिन आदि।
एकाधिक संपर्कों को मैन्युअल रूप से जोड़ने के लिए, आपको उनके नाम और ईमेल पते को अल्पविराम से अलग करके एक पंक्ति में दर्ज करना होगा।
हालाँकि, बेहतर विकल्प यह होगा कि आप संपर्कों की सूची CSV या vCard फ़ाइल में अपलोड करें, खासकर यदि आपके पास संपर्कों की लंबी सूची हो।
संपर्क आयात करने के लिए, आपको फ़ाइल का चयन करना होगा.
एक बार संपर्क अपलोड हो जाने पर, सिस्टम आपसे किसी भी डुप्लिकेट संपर्क की समीक्षा करने और उसे हटाने के लिए कहेगा।
2. अपने संपर्कों को समूहीकृत करें (लेबल का उपयोग करके)
Gmail में लेबल आपके ईमेल मार्केटिंग अभियानों को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करते हैं। ये आपको विशिष्ट संपर्कों को वर्गीकृत और समूहीकृत करने की सुविधा देते हैं। आपके "संपर्क" पृष्ठ के नीचे बाईं ओर, नए लेबल बनाने का विकल्प होना चाहिए।
जब आप “+” आइकन पर क्लिक करेंगे, तो गूगल आपसे आपके नए लेबल का नाम पूछेगा।
आइये इसका नाम "नया लेबल" रखें।
आप अपने सहेजे गए लेबल संपर्क पृष्ठ के निचले-बाएँ कोने पर देख सकते हैं।
अगला चरण आपके नए लेबल में संबंधित संपर्कों को असाइन करना होगा। किसी संपर्क को लेबल असाइन करने के लिए, उसके सामने दिए गए तीन लंबवत बिंदुओं पर क्लिक करें और लेबल चुनें।
हालाँकि, एक ही समय में एक लेबल पर कई संपर्कों को असाइन करने के बारे में क्या?
उन सभी संपर्कों का चयन करें जिन्हें आप लेबल में जोड़ना चाहते हैं.
इसके बाद, ऊपरी-दाएँ कोने पर स्थित “लेबल प्रबंधित करें” आइकन पर क्लिक करें।
चयनित संपर्कों को अपनी पसंद का लेबल असाइन करें.
अब तक आपके पास:
- उन संपर्कों की सूची जोड़ी गई जिन्हें आप सामूहिक ईमेल भेजना चाहते हैं
- इन संपर्कों को लेबल के रूप में अलग-अलग समूहों में बांटा गया
अगला कदम होगा अपना ईमेल लिखना।
3. ईमेल लिखें
बेसिक कंपोज का उपयोग करके भेजें
अपने जीमेल डैशबोर्ड पर जाएँ और ऊपर बाएँ कोने में "कंपोज़" पर क्लिक करें। अब आप ईमेल की सामग्री लिखना शुरू कर सकते हैं, जिसमें विषय पंक्ति और ईमेल का मुख्य भाग शामिल है।
नीचे, आपको कई फ़ॉर्मेटिंग विकल्प दिखाई देंगे। आप टेक्स्ट का रंग भी बदल सकते हैं। जीमेल एडिटर आपको अपने ईमेल में अटैचमेंट, इमोजी और इमेज जोड़ने की सुविधा भी देता है। ध्यान दें कि आप कॉन्टैक्ट पेज से भी सीधे ईमेल भेज सकते हैं। बस ऊपर दाएँ कोने में "ईमेल भेजें" आइकन पर क्लिक करें।
अगर आपने अपना ईमेल लिख लिया है, तो शायद आपको पहले से ही पता होगा कि आपके प्राप्तकर्ता कौन होंगे। एक विकल्प यह है कि आप अपने प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते मैन्युअल रूप से पेस्ट कर दें। बेशक, ऐसा करने का ज़्यादा कारगर तरीका एक लेबल का इस्तेमाल करना है।
उस लेबल का नाम टाइप करना शुरू करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और वह दिखाई देगा।
ध्यान दें कि आप ईमेल को खुद को भेजकर उसका परीक्षण कर सकते हैं। बस "प्रेषक" फ़ील्ड में अपना ईमेल पता दर्ज करें।
अंत में, आप या तो ईमेल तुरंत भेज सकते हैं या इसे शेड्यूल कर सकते हैं।
बीसीसी विकल्प का उपयोग करें
आप अपने प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते एक-दूसरे से छिपाना चाह सकते हैं, एक साधारण कारण से: उनके डेटा की गोपनीयता की रक्षा के लिए। शुक्र है, आप BCC विकल्प का उपयोग करके Gmail में अपने प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते छिपा सकते हैं।
ऐसे:
चरण 1: “लिखें” बटन पर क्लिक करके ईमेल लिखना शुरू करें।
चरण 2डिफ़ॉल्ट “To” विकल्प का उपयोग करने के बजाय, BCC विकल्प का उपयोग करें।
इसके बाद, अपने प्राप्तकर्ताओं का ईमेल पता दर्ज करें। अब, जब आप Gmail में सामूहिक ईमेल भेजेंगे, तो प्राप्तकर्ताओं को अन्य प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते दिखाई नहीं देंगे।
बीसीसी और लेबल का उपयोग करें
यदि आप जीमेल में सामूहिक ईमेल भेजने के लिए बीसीसी विकल्प का उपयोग करना चाहते हैं, लेकिन प्रत्येक ईमेल को मैन्युअल रूप से दर्ज नहीं करना चाहते हैं तो क्या होगा?
जीमेल लेबल का उपयोग करें! बाकी सब कुछ वैसा ही रहता है, सिवाय उस चरण के जहां आप अपने ईमेल प्राप्तकर्ताओं को जोड़ते हैं।
ईमेल पते मैन्युअल रूप से जोड़ने के बजाय, एक लेबल चुनें.
Google स्प्रेडशीट का उपयोग करना
अपने संपर्कों वाली स्प्रेडशीट तैयार करके शुरुआत करें। बस यह सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल अभियान में हर फ़ील्ड के लिए एक अलग कॉलम का इस्तेमाल करें।
उदाहरण के लिए, आपके प्राप्तकर्ताओं के पहले नाम के लिए एक अलग कॉलम होना चाहिए। मेल मर्ज के लिए स्प्रेडशीट तैयार करने के पूरे निर्देश यहां दिए गए हैं:
अपने जीमेल से संपर्क सूची को CSV फ़ाइल में डाउनलोड करके शुरुआत करें।
इन्हें CSV फ़ाइल में डाउनलोड करें.
जब फ़ाइल आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत हो जाए, तो उसे एक नई Google स्प्रेडशीट के रूप में अपलोड करें.
फिर, “एक्सटेंशन” > “ऐड-ऑन” > “ऐड-ऑन प्राप्त करें” पर क्लिक करें।
“Mergo – Mail Merge” नामक निःशुल्क एक्सटेंशन को शीघ्रता से खोजें।
यह एक्सटेंशन आपको Google स्प्रेडशीट के ज़रिए Gmail में बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने की सुविधा देता है। "इंस्टॉल करें" पर क्लिक करें और Google शीट्स पेज को रीफ़्रेश करें। फिर, नीचे दाएँ कोने में छोटे "<" आइकन पर क्लिक करें।
अब आप साइड पैनल से Mergo मेल मर्ज एक्सटेंशन तक पहुंच सकते हैं।
इसकी सेटिंग्स खोलने के लिए मेर्गो आइकन पर क्लिक करें।
Google शीट्स से सीधे अपना पहला अभियान भेजने के लिए "मेल मर्ज" पर क्लिक करें।
यहां ऐसा दिखता है:
ध्यान दें कि मेर्गो मेल मर्ज के साथ आपका पहला अभियान मुफ़्त है (500 ईमेल)। उसके बाद, आपको एक सशुल्क योजना की सदस्यता लेनी होगी, जो बेहद किफ़ायती है। या, प्रतिदिन 30 ईमेल मुफ़्त भेजना जारी रखें।
मेर्गो मेल मर्ज के साथ, आप अपने ईमेल में फ़ाइलें भी संलग्न कर सकते हैं।
मेर्गो मेल मर्ज की अन्य उल्लेखनीय विशेषताएं इस प्रकार हैं:
- सदस्यता समाप्त करने का लिंक जोड़ें
- अपने आप को एक परीक्षण ईमेल भेजें
- अनुसूची वितरण
- प्राप्तकर्ताओं से संपर्क जानकारी प्राप्त करने के लिए एक BCC कॉलम सेट करें
- उपनाम सेट करें और उत्तर दें
जीमेल में बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने की सीमाएँ
सामूहिक ईमेल के लिए जीमेल का उपयोग करने के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:
- उपयोग की आसानी
- किफायती सेटअप
- बेहतर ओपन दरें
- और अधिक
हालाँकि, Gmail में बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने की कुछ सीमाएँ हैं। आइए, किसी भी संभावित समस्या के लिए तैयार रहने में आपकी मदद करने के लिए प्रत्येक सीमा पर एक नज़र डालते हैं।
500 ईमेल/दिन की सीमा
जीमेल में प्रतिदिन 500 ईमेल भेजने पर, जब तक आपके पास एक मुफ़्त जीमेल खाता है, मेर्गो मेल मर्ज ऐड-ऑन शुल्क के अलावा कोई शुल्क नहीं देना पड़ता। लेकिन अगर आप इससे ज़्यादा ईमेल भेजना चाहते हैं, तो आपके खाते को Google Workspace (जिसे पहले G Suite कहा जाता था) में अपग्रेड करने का विकल्प उपलब्ध है। इससे, यह सीमा बढ़कर 2,000 ईमेल प्रतिदिन और 2,000 प्राप्तकर्ताओं तक हो जाएगी।
निजीकरण का अभाव
जीमेल आपको कुछ हद तक अपने ईमेल को निजीकृत करने की सुविधा देता है। लेकिन, यह ब्रेवो और मेलचिम्प जैसे अन्य ईमेल सेवा प्रदाताओं (ईएसपी) जितना अच्छा नहीं है।
स्वचालन का अभाव
जहां तक उन्नत शेड्यूलिंग और स्वचालन का सवाल है, जीमेल में भी कुछ कमी है, खासकर जब आप इसकी बुनियादी सुविधाओं की तुलना समर्पित सामूहिक ईमेल सेवाओं से करते हैं।
अपर्याप्त ट्रैकिंग और विश्लेषण
जीमेल में "भेजें" बटन दबाने के बाद, आपकी सहभागिता को ट्रैक और मॉनिटर करना असंभव हो जाता है। जीमेल आपको बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने की सुविधा देता है, लेकिन यह बड़े पैमाने पर ईमेल मार्केटिंग के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है। अच्छी बात यह है कि मेर्गो मेल मर्ज जैसे ऐड-ऑन प्रभावी ट्रैकिंग सुविधाएँ प्रदान करते हैं। लेकिन यह शीर्ष ईमेल सेवा प्रदाताओं जितना शक्तिशाली नहीं है।
सीमित डिजाइन विकल्प
ईमेल सेवा प्रदाता चुनते समय डिज़ाइन विकल्प शायद कोई महत्वपूर्ण कारक न हों। लेकिन जब आप प्राप्तकर्ताओं को आकर्षक सामग्री से जोड़ना चाहते हैं, तो यह निश्चित रूप से विचार करने योग्य है। जीमेल कुछ बुनियादी फ़ॉर्मेटिंग सुविधाएँ प्रदान करता है, लेकिन इसमें अन्य ईएसपी में मिलने वाले डिज़ाइन विकल्पों का अभाव है।
जीमेल में सामूहिक ईमेल भेजने का विकल्प
यदि आप सोच रहे हैं कि क्या जीमेल में बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने का कोई बेहतर विकल्प है, तो इसका उत्तर 'हां' है।
एक विश्वसनीय ईमेल मार्केटिंग सेवा प्रदाता (ईएसपी) में निवेश करना आपके ईमेल मार्केटिंग अभियानों को प्रबंधित करने का सबसे परेशानी मुक्त तरीका है।
कुछ अच्छे विकल्प हैं:
- ब्रेवो
- मेलगंज
- लोचदार ईमेल
लेकिन अपनी ईमेल सूची को किसी ईएसपी में जोड़ने से पहले, उसे डीबाउंस जैसे टूल से साफ़ करने पर विचार करें। यह आपकी सूची से अमान्य, निष्क्रिय, स्पैम और अस्थायी ईमेल को स्वचालित रूप से हटा देता है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि आप केवल उन्हीं ईमेल की सूची अपलोड कर रहे हैं जो आपकी सामग्री से जुड़ने की संभावना रखते हैं।
निष्कर्ष
जीमेल में बड़े पैमाने पर ईमेल भेजना शुरू में थोड़ा मुश्किल हो सकता है, खासकर अगर आपको ईमेल मार्केटिंग के नियम नहीं पता हों। एक छोटी सी गलती आपके अभियान को बेअसर कर सकती है या एक प्रेषक के रूप में आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँचा सकती है। इस गाइड में, हमने आपको जीमेल में सुरक्षित और प्रभावी ढंग से बड़े पैमाने पर ईमेल भेजने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया बताई है।
यहाँ एक त्वरित पुनर्कथन है:
- अपने संपर्कों को अपने Gmail खाते में जोड़ें
- अपने संपर्कों को समूहीकृत करने के लिए लेबल बनाएँ
- BCC प्राप्तकर्ता फ़ील्ड का उपयोग करके प्राप्तकर्ता जानकारी छिपाएँ
- ईमेल भेजें पर क्लिक करें या इसे बाद के लिए शेड्यूल करें
स्प्रेडशीट में संपर्कों की सूची में ईमेल भेजने के लिए, आप Mergo मेल मर्ज ऐड-ऑन का उपयोग कर सकते हैं।
