ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर क्या है और यह कैसे काम करता है?

स्वागत ईमेल अन्य सभी प्रकार के ईमेलों की तुलना में सबसे अधिक सहभागिता उत्पन्न करते हैं। ओपन रेट 83.63% तक पहुंच सकता है, जबकि क्लिक-थ्रू रेट लगभग 16.60% होता है। GetResponse के 2024 के बेंचमार्कइस तरह का प्रदर्शन मैन्युअल रूप से ईमेल भेजने से नहीं मिलता। यह एक ऑटोरेस्पॉन्डर से मिलता है जो किसी के सब्सक्राइब करते ही सही ईमेल डिलीवर कर देता है।

अधिकांश विपणनकर्ताओं के लिए, ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर वह पहला ऑटोमेशन होता है जिसे वे सेट अप करते हैं। यह शुरुआती दौर में स्पष्ट परिणाम देखने का सबसे आसान तरीका भी है। सही तरीके से सेट अप होने पर, यह बैकग्राउंड में चलता रहता है और अतिरिक्त मैन्युअल काम जोड़े बिना नए सब्सक्राइबर्स को जोड़े रखने में मदद करता है। लेकिन अगर सेटअप कमजोर है, या संदेश गलत पतों से भरी सूची में जा रहे हैं, तो समय के साथ यह आपकी प्रेषक प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाना शुरू कर सकता है।

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर क्या है?

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो किसी विशिष्ट क्रिया या शर्त के पूरा होने पर पहले से लिखा हुआ ईमेल या ईमेल की एक श्रृंखला स्वचालित रूप से भेजता है। इसका ट्रिगर कोई फ़ॉर्म सबमिशन, खरीदारी, कोई तारीख या निष्क्रियता की अवधि हो सकती है। मुख्य बात यह है कि ईमेल भेजने की प्रक्रिया को मैन्युअल रूप से शुरू करने की आवश्यकता नहीं होती है।

ऑटोरेस्पॉन्डर और स्टैंडर्ड के बीच यही मूलभूत अंतर है। अभियानकैंपेन वह होता है जिसे आप लिखते हैं, शेड्यूल करते हैं और एक निश्चित समय पर एक निर्धारित ऑडियंस को भेजते हैं। ऑटोरेस्पॉन्डर ट्रिगरिंग इवेंट का इंतजार करता है, फिर प्रत्येक सब्सक्राइबर को उनकी अपनी टाइमलाइन पर जवाब देता है।

ऑटोरेस्पॉन्डर दो संदर्भों में दिखाई देते हैं। ईमेल विपणनये आपके ईएसपी या मार्केटिंग ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म के भीतर चलने वाले वेलकम सीक्वेंस, छोड़े गए कार्ट के फॉलो-अप, ड्रिप कैंपेन और री-एंगेजमेंट प्रोग्राम को पावर देते हैं। व्यक्तिगत ईमेलये वो आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई हैं जिन्हें आप जीमेल या आउटलुक में तब सेट करते हैं जब आप अपने इनबॉक्स से दूर होते हैं।

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर कैसे काम करता है?

प्रत्येक ऑटोरेस्पॉन्डर, चाहे प्लेटफ़ॉर्म कितना भी परिष्कृत क्यों न हो, तीन घटकों के एक साथ काम करने पर निर्भर करता है: एक ट्रिगर, एक शर्त और एक भेजने का नियम।

1. ट्रिगर यह वह घटना है जो अनुक्रम शुरू करती है, जैसे कि किसी ग्राहक का सूची में शामिल होना या फॉर्म जमा करना, पूरी हुई खरीदारी या अधूरा कार्ट, कोई विशिष्ट तिथि या वर्षगांठ, या निष्क्रियता की एक परिभाषित अवधि।
2. स्थिति यह एक वैकल्पिक फ़िल्टर है जो यह तय करता है कि ट्रिगर सक्रिय होने के बाद ईमेल भेजा जाएगा या नहीं। उदाहरण के लिए: यह ईमेल तभी भेजें जब ग्राहक किसी विशिष्ट देश में हो, किसी विशेष वर्ग से संबंधित हो, या उसने पहले किसी ईमेल पर क्लिक न किया हो। शर्तें आपको हर स्थिति के लिए अलग-अलग अनुक्रम बनाए बिना वैयक्तिकरण करने की सुविधा देती हैं।
3. भेजने का नियम यह निर्धारित करता है कि ईमेल कब और कितनी बार भेजे जाएंगे, जैसे कि ट्रिगर के तुरंत बाद, X ​​घंटे या दिनों की देरी के बाद, या सप्ताह के किसी विशिष्ट दिन। यही बहु-चरणीय अनुक्रम की गति को नियंत्रित करता है।

ऑटोरेस्पॉन्डर एक सिंगल ईमेल हो सकता है या कई चरणों वाली एक श्रृंखला हो सकती है, जिसमें प्रत्येक चरण पिछले चरण के व्यवहार से ट्रिगर होता है। यदि कोई सब्सक्राइबर पहला ईमेल खोलता है लेकिन क्लिक नहीं करता है, तो उसे दूसरा ईमेल मिलता है। यदि वह क्लिक करता है, तो उसे दूसरे ईमेल का एक अलग संस्करण मिलता है। यही ब्रांचिंग लॉजिक बेसिक ऑटोरेस्पॉन्डर को पूर्ण व्यवहारिक ऑटोमेशन से अलग करता है।

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर के प्रकार

सभी ऑटोरेस्पॉन्डर को एक ही समय पर सेट अप करने की आवश्यकता नहीं है। वेलकम सीरीज़ सबसे पहले आती है। इसका उपयोग विभिन्न उद्योगों में किया जाता है और यह सबसे अधिक प्रभावी जुड़ाव पैदा करती है। अन्य प्रकार, जैसे कि अबैंडन्ड कार्ट, ड्रिप और री-एंगेजमेंट, आमतौर पर बाद में जोड़े जाते हैं जब आपका ईमेल प्रोग्राम अधिक स्थापित हो जाता है।

स्वागत श्रृंखला

वेलकम सीरीज़ वह क्रम है जो किसी के आपकी सूची में शामिल होने पर शुरू होता है। साइनअप फॉर्म भरने के बाद यह सब्सक्राइबर का आपके ब्रांड के साथ पहला वास्तविक अनुभव होता है और यह आगे आने वाली चीज़ों के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करता है।

स्वागत ईमेल आमतौर पर अन्य सभी प्रकार के ईमेलों की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करते हैं। इस चरण में ईमेल खोलने और क्लिक करने की दर सबसे अधिक होती है, लेकिन समय सीमित होता है। अधिकांश ग्राहक पहले 24 से 48 घंटों के भीतर ही सबसे अधिक ध्यान देते हैं। यदि आपका संदेश देर से पहुँचता है या उन तक कभी नहीं पहुँचता, तो यह अवसर हाथ से निकल जाता है।

इसीलिए नए साइनअप को रियल टाइम में वेरिफाई करना बेहद महत्वपूर्ण है। अगर कोई अमान्य पता आपके वेलकम सीक्वेंस में आ जाता है, तो पहला सेंड बाउंस हो जाता है। जब नए सब्सक्राइबर्स के साथ ऐसा बार-बार होता है, तो यह इनबॉक्स प्रोवाइडर्स को संकेत देता है कि आपकी लिस्ट की क्वालिटी खराब है। ईमेल सूची सत्यापन साइन अप के समय स्वागत ईमेल भेजने से यह सुनिश्चित होता है कि आपके स्वागत ईमेल वास्तविक इनबॉक्स तक पहुंचें और इससे एक मजबूत प्रेषक प्रतिष्ठा बनाने में मदद मिलती है।

परित्यक्त गाड़ी अनुक्रम

जब कोई ग्राहक खरीदारी कार्ट में आइटम जोड़ता है लेकिन खरीद पूरी नहीं करता है, तो 'अधूरा कार्ट' प्रक्रिया शुरू हो जाती है। आमतौर पर, इस प्रक्रिया में 24 से 72 घंटों के भीतर दो से तीन ईमेल भेजे जाते हैं: एक रिमाइंडर, सोशल मीडिया से संबंधित जानकारी या खरीदारी की तात्कालिकता बताने वाला एक फॉलो-अप ईमेल, और कभी-कभी एक अंतिम प्रस्ताव।

अधूरे ऑर्डर वाले ग्राहकों को भेजे जाने वाले ईमेल उस राजस्व को पुनः प्राप्त करने में सहायक होते हैं जो अन्यथा खो जाता। चूंकि इसका ट्रिगर उच्च इरादे वाला व्यवहार होता है (ग्राहक पहले से ही खरीदारी के मूड में होता है), इसलिए ये ईमेल श्रृंखलाएं अन्य किसी भी स्वचालित ईमेल प्रकार की तुलना में बेहतर रूपांतरण दर उत्पन्न करती हैं।

ड्रिप या नर्चर अभियान

ड्रिप कैंपेन एक पूर्व-लिखित अनुक्रम है जो ग्राहक के व्यवहार की परवाह किए बिना, एक निश्चित समय सारणी के अनुसार प्रसारित किया जाता है। इसका उद्देश्य उन लोगों को शिक्षित करना और उनके साथ विश्वास स्थापित करना है जो अभी खरीदने के लिए तैयार नहीं हैं।

ड्रिप मार्केटिंग B2B SaaS, ऑनलाइन कोर्स और ऐसे खरीदारी के मामलों में आम है जहाँ निर्णय लेने की प्रक्रिया लंबी होती है। ट्रायल यूजर को प्रोडक्ट की मुख्य विशेषताओं से परिचित कराने वाली 5 ईमेल की श्रृंखला भी ड्रिप मार्केटिंग का एक उदाहरण है। इसी तरह, नए पेड सब्सक्राइबर के लिए 10 ईमेल की ऑनबोर्डिंग श्रृंखला भी ड्रिप मार्केटिंग का हिस्सा है। सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए सामग्री समान होती है; अंतर केवल इस बात में होता है कि उन्हें यह कब प्राप्त होती है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे ईमेल श्रृंखला में कब शामिल हुए।

पुनः जुड़ाव अभियान

पुनः संपर्क अभियान उन ग्राहकों को लक्षित करता है जिन्होंने एक निश्चित अवधि (आमतौर पर 90 से 180 दिन) तक कोई गतिविधि नहीं की है और वेबसाइट खोलना या क्लिक करना बंद कर दिया है। इसका उद्देश्य या तो उनकी रुचि को पुनः सक्रिय करना है या यह पुष्टि करना है कि वे ग्राहक सूची में बने रहना चाहते हैं।

इन ईमेल श्रृंखलाओं में आमतौर पर दो से चार ईमेल होते हैं, जिनमें विषय पंक्तियाँ बढ़ती जाती हैं और एक स्पष्ट ऑप्ट-इन तंत्र होता है। जो ग्राहक जवाब नहीं देते, या जो स्पष्ट रूप से ऑप्ट-आउट करते हैं, उन्हें हटा देना चाहिए। निष्क्रिय संपर्कों को अपनी सूची में रखने से आपकी सूची का आकार बढ़ता है, जबकि आपकी सहभागिता दर कम होती है और प्रेषक के रूप में आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुँचता है। जब आप ईमेल सूची को साफ़ करें पुनः संपर्क स्थापित करने के बाद निष्क्रिय संपर्कों की संख्या कम हो जाती है, जिससे अंततः आपके पास एक छोटा लेकिन वास्तव में प्रतिक्रियाशील दर्शक वर्ग बचता है।

कार्यालय से बाहर या स्वतः उत्तर

आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई एक स्वचालित प्रतिक्रिया है जो व्यक्तिगत या व्यावसायिक ईमेल खाते से तब भेजी जाती है जब ईमेल का मालिक उपलब्ध नहीं होता है। इससे भेजने वाले को पता चलता है कि उनका संदेश प्राप्त हो गया है और उन्हें कब तक जवाब मिलने की उम्मीद है।

इस प्रकार का ऑटोरेस्पॉन्डर जीमेल, आउटलुक और अधिकांश वेबमेल क्लाइंट में पहले से ही मौजूद होता है; इसके लिए किसी ईमेल मार्केटिंग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं होती। यह व्यक्तिगत इनबॉक्स स्तर पर काम करता है, न कि सब्सक्राइबर सूची में, और मार्केटिंग ऑटोमेशन से पूरी तरह अलग है।

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर कैसे सेट करें

ऑटोरेस्पॉन्डर तभी काम करता है जब उसे सही तरीके से सेट अप किया गया हो। अगर इसका कोई एक हिस्सा भी गलत हो, तो सीक्वेंस तो चलता रहेगा, लेकिन नतीजे नहीं मिलेंगे। इसका मतलब है सही प्लेटफॉर्म चुनना, साफ-सुथरी लिस्ट का इस्तेमाल करना, स्पष्ट ट्रिगर सेट करना और लॉन्च से पहले हर चीज़ की टेस्टिंग करना। पूरी प्रक्रिया यहाँ दी गई है।

1. अपना ईमेल मार्केटिंग प्लेटफॉर्म चुनें: सबसे प्रमुख ईमेल विपणन प्लेटफार्मोंMailchimp, ActiveCampaign, Klaviyo, Brevo और HubSpot जैसे प्लेटफॉर्म ट्रिगर-आधारित अनुक्रमण के साथ स्वचालन वर्कफ़्लो का समर्थन करते हैं। आपका चुनाव आपकी सूची के आकार, बजट और एकीकरण आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।
2. किसी भी ऑटोमेशन को लाइव करने से पहले अपनी सूची को साफ और सत्यापित करें: अगर कोई ऑटोरेस्पॉन्डर अमान्य या निष्क्रिय पतों से भरी सूची पर संदेश भेजता है, तो तुरंत बाउंस होने लगेंगे। अपनी सूची को DeBounce पर अपलोड करें, अमान्य, डिस्पोजेबल या उच्च जोखिम वाले पतों को हटा दें, और फिर एक साफ आधार पर अपना अनुक्रम बनाएं।
3. ट्रिगर को परिभाषित करें: यह तय करें कि कौन सी कार्रवाई अनुक्रम शुरू करेगी: फॉर्म जमा करना, खरीदारी करना, संपर्क रिकॉर्ड में टैग जोड़ना, या कोई विशिष्ट तिथि। सटीक रहें, क्योंकि अस्पष्ट ट्रिगर के कारण अनुक्रम गलत समय पर या गलत लोगों के लिए सक्रिय हो सकते हैं।
4. प्रत्येक चरण के लिए ईमेल की सामग्री लिखें: ईमेल की श्रृंखला में प्रत्येक ईमेल का एक स्पष्ट उद्देश्य और एक स्पष्ट कार्रवाई का आह्वान होना चाहिए। एक ही संदेश में कई लक्ष्यों को पूरा करने का प्रयास न करें।
5. प्रत्येक ईमेल के बीच समय के नियम निर्धारित करें: लेन-देन और खरीदारी बीच में छोड़ने से संबंधित ईमेल तुरंत भेजे जाने चाहिए, अक्सर कुछ मिनटों या घंटों के भीतर। ईमेल भेजने की प्रक्रिया में दिनों या हफ्तों का अंतराल रखा जा सकता है। ईमेल भेजने की गति को ट्रिगर के उद्देश्य के अनुरूप रखें।
6. आवश्यकता पड़ने पर शर्तें और विभाजन जोड़ें: यदि आपकी ईमेल श्रृंखला केवल किसी विशिष्ट देश के ग्राहकों को, किसी विशिष्ट योजना वाले ग्राहकों को, या उन ग्राहकों को भेजी जानी चाहिए जिन्होंने पहले किसी ईमेल पर क्लिक नहीं किया है, तो सक्रिय करने से पहले उन शर्तों को कॉन्फ़िगर करें।
7. टेस्ट सब्सक्राइबर के साथ एंड-टू-एंड टेस्ट करें: एक वास्तविक सब्सक्राइबर की तरह पूरी प्रक्रिया से गुजरें: जांचें कि ट्रिगर सही ढंग से काम कर रहे हैं, समय सही है, लिंक काम कर रहे हैं और वैयक्तिकरण टोकन अपेक्षा के अनुसार पॉप्युलेट हो रहे हैं।
8. लॉन्च के बाद निगरानी करें और सुधार करें: ईमेल प्रक्रिया शुरू होने के बाद ओपन रेट, क्लिक रेट और बाउंस रेट पर नज़र रखें। कम प्रदर्शन करने वाले चरणों पर ध्यान देने की आवश्यकता है; उदाहरण के लिए, कम ओपन रेट आमतौर पर विषय पंक्ति की समस्या को दर्शाता है, जबकि कम क्लिक रेट आमतौर पर ईमेल सामग्री या कॉल-अटैक (CTA) की समस्या को दर्शाता है।

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

समय के साथ, यदि आप ऑटोरेस्पॉन्डर का रखरखाव नहीं करते हैं, तो उसकी कार्यक्षमता कम हो सकती है। ये उपाय इसे सुचारू रूप से काम करते रहने में मदद करते हैं।

• किसी भी क्रम में प्रवेश करने से पहले नए ग्राहकों का सत्यापन करें: आपके साइनअप फॉर्म में गलती से आ जाने वाले गलत पते पहले ही प्रयास में बाउंस का कारण बनते हैं, जो आपके व्यवसाय को नुकसान पहुंचाने का सबसे बुरा समय होता है। ईमेल प्रेषक की प्रतिष्ठाफॉर्म स्तर पर रीयल-टाइम सत्यापन गलत पतों को आपके ऑटोरेस्पॉन्डर तक पहुंचने से पहले ही पकड़ लेता है।
• पहले ईमेल को संक्षिप्त रखें और उसमें केवल एक स्पष्ट कॉल-एक्शन (CTA) शामिल करें: स्वागत ईमेल या शुरुआती संदेश में अपने उत्पाद या सेवा के बारे में सब कुछ बताने की ज़रूरत नहीं है। एक उपयोगी जानकारी दें, एक अनुरोध करें और ग्राहक को और जानने की इच्छा जगाएं।
• ट्रिगर प्रकार के अनुसार कैडेंस का मिलान करें: कार्ट परित्याग ईमेल एक घंटे के भीतर पहुंचना चाहिए। उसके बाद इसकी तात्कालिकता कम हो जाती है। बी2बी खरीदार के लिए नर्चर सीक्वेंस में ईमेल के बीच तीन से पांच दिन का इंतजार किया जा सकता है। रोजाना नर्चर कंटेंट भेजना स्पैम जैसा लगता है; कार्ट रिकवरी ईमेल कई दिनों बाद भेजना पूरी तरह से बेकार है।
• सामान्य अनुक्रमों के बजाय व्यवहार-आधारित विभाजन का उपयोग करें: जो ग्राहक हर ईमेल पर क्लिक करता है, वह उस ग्राहक की तुलना में अधिक सक्रियता दर्शाता है जो ईमेल खोलता तो है लेकिन कभी क्लिक नहीं करता। हर ग्राहक के साथ एक जैसा व्यवहार करने के बजाय, अपनी ईमेल प्रक्रिया में इस व्यवहार के अनुसार शाखाएँ बनाएँ।
• ऑटोमेशन शुरू करने से पहले अपने सेंडिंग डोमेन को प्रमाणित करें: एसपीएफ, डीकेआईएम, और डीएमएआरसी रिकॉर्ड से इनबॉक्स प्रदाताओं को पता चलता है कि आपके ऑटोरेस्पॉन्डर ईमेल वास्तव में आपकी ओर से आए हैं। प्रमाणीकरण को छोड़ना स्पैम फ़ोल्डर में जाने का सबसे तेज़ तरीका है, चाहे आपकी सामग्री कितनी भी अच्छी क्यों न हो।
• प्रत्येक सक्रिय अनुक्रम की त्रैमासिक समीक्षा करें: ऑटोरेस्पॉन्डर को सेट करना और भूल जाना आसान है, और यही कारण है कि वे महीनों तक चुपचाप खराब प्रदर्शन करते हैं। ओपन रेट, क्लिक रेट, अनसब्सक्राइब और बाउंस रेट की तिमाही जांच से यह सुनिश्चित होता है कि प्रत्येक सीक्वेंस आपके प्रोग्राम में अपनी जगह बनाए रखे।

आपका ऑटोरेस्पॉन्डर तभी कारगर होगा जब आपकी सूची अच्छी होगी।

ईमेल ऑटोरेस्पॉन्डर एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो किसी ट्रिगर, शर्त और भेजने के नियम के आधार पर, सही समय पर सही व्यक्ति को पहले से लिखा हुआ सही संदेश स्वचालित रूप से भेजता है। यह ईमेल फॉलो-अप के मैन्युअल काम को खत्म करता है और आपके संचार को सुसंगत बनाए रखता है।

लेकिन ऑटोमेशन आपकी सूची में पहले से मौजूद चीज़ों को और भी प्रभावी बनाता है। सत्यापित और सक्रिय संपर्कों को भेजा गया एक क्रम परिणाम देता है। वहीं, अमान्य या निष्क्रिय पतों से भरी सूची को भेजा गया वही क्रम बाउंस रेट उत्पन्न करता है, संदेशों की डिलीवरी को बाधित करता है और आपके द्वारा बनाई गई डोमेन प्रतिष्ठा को धीरे-धीरे नुकसान पहुंचाता है। किसी भी नए ऑटोरेस्पॉन्डर क्रम को सक्रिय करने से पहले, अपनी सूची को DeBounce के माध्यम से चलाएँअपने संपर्क अपलोड करें, मल्टी-लेयर वैलिडेशन इंजन को अमान्य, डिस्पोजेबल और उच्च जोखिम वाले पतों को चिह्नित करने दें, और एक भरोसेमंद सूची के साथ अपना संचार शुरू करें। इसमें कुछ ही मिनट लगते हैं, और यह इसके बाद भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश को सुरक्षित करता है।